Evon Blomstedt, HUONEen perustaja ja toimitusjohtaja, viettää kokouksissa usein tuntikausia—joskus jopa koko päivän. Hän on käyttänyt tekoälypohjaisia muistiinpanoja jo lähes kahden vuoden ajan, ja niiden avulla hän on pystynyt pysymään järjestelmällisempänä sekä keskittymään paremmin kokouksissa. Tässä artikkelissa Evon jakaa kokemuksiaan siitä, mikä toimii ja mikä ei, sekä pohtii, voiko tekoäly oikeasti korvata ihmisten tekemät muistiinpanot. Voisiko tekoälyn käyttö muistiinpanoissa viedä kokouksesi uudelle tasolle? Sukelletaan syvemmälle asiaan!
Tekoälyä käytetään yhä enemmän nykypäivän kiireisessä yritysmaailmassa. Kuinka monta erilaista digitaalista työkalua sinulla on käytössä? Itse kokousalan yrityksen perustajana olen erityisen kiinnostunut siitä, miten tekoäly voisi parantaa kokouksien sujuvuutta ja tehokkuutta sekä miten tekoäly voitaisiin omaksua tällä alalla entistä sujuvammin.
Tässä blogissa haluan jakaa kanssasi havaintojani tekoälypohjaisista muistiinpanotyökaluista, jotka ovat nousseet arvokkaiksi apuvälineiksi kokouksissa. Olen käyttänyt tekoälypohjaisia muistiinpanoja lähes kahden vuoden ajan ja seurannut niiden kehittymistä samalla kun uusia toimijoita on tullut markkinoille. Tekoälyn käytössä on monia etuja, mutta myös rajoituksia, jotka on hyvä tiedostaa ennen työkalujen käyttöönottoa. Joten, selvitetäänkö sopiiko tekoälyn muistiinpanotyökalu sinulle?
Mikä on tekoälyn muistiinpanotyökalu?
Tekoälyn muistiinpanotyökalu on älykäs ohjelmisto, joka tallentaa ja tiivistää kokousten sisällön automaattisesti reaaliajassa. Se voi esimerkiksi kirjoittaa puhtaaksi kokouksessa käydyt keskustelut, tunnistaa puhujat ja luoda yhteenvedon keskeisistä asioista. Osa ohjelmistoista on jopa integroitavissa tuottavuustyökaluihin kuten kalenteriin ja projektinhallintaohjelmistoihin.
Suosittuja tekoälyn muistiinpanoalustoja:
- Otter.ai – Tarjoaa reaaliaikaista kirjoitusta, tunnistaa puhujat ja luo yhteenvedon kokouksen keskeisimmistä asioista
- Bubbles Note-Taker – Tuottaa automaattisia tiivistelmiä ja integroituu hyvin eri kokousalustoihin
- Fireflies.ai – Keskittyy tekstin tarkkuuteen ja haettaviin kokousaineistoihin
- Fathom – Tarjoaa tekoälypohjaisia oivalluksia ja yhdistyy CRM-työkaluihin
Vaikka monet palvelut tarjoavat ilmaisversioita perusominaisuuksilla, edistyneemmät toiminnot maksavat käyttäjältä yleensä 10-30 euroa kuukaudessa. On tärkeää arvioida, tarvitsetko sinä tai yrityksesi näitä lisäominaisuuksia.
Tekoälyn muistiinpanotyökalujen hyödyt
Oman kokemukseni mukaan tekoälypohjaiset muistiinpanotyökalut tuovat useita etuja:
● Parempi keskittyminen kokouksissa:Keskittyminen useampaan asiaan kerralla voi olla vaikeaa. Tekoälyn kirjoittaessa muistiinpanot puolestani, minun ei tarvitse huolehtia vaan voin osallistua keskusteluun täysin, koska tiedän, että kaikki tallennetaan ja niistä tehdään yhteenveto myöhemmin. Tämä auttaa parantamaan osallistumistani ja tärkeiden päätösten tekoa.
● Automaattiset tiivistelmät ja toimenpiteet: Tekoälyn muistiinpanot luovat automaattisesti tiivistelmiä ja toimenpide-ehdotuksia, jotka voidaan helposti jakaa myös osallistujien kesken.Tämä helpottaa kokousten seurantaa ja vähentää kriittisten kohtien unohtamisen riskiä. Itse arvostan erityisesti sitä, että voin käydä läpi edellisen kokouksen muistiinpanot ennen seuraavaa kokousta.
● Ajan säästäminen: Mahdollisuus toistaa kokouksen tallennetta nopeutettuna mahdollistaa keskustelujen nopean läpikäymisen ja varmistaa, ettei mitään ole jäänyt huomiotta. Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen, kun valmistautuu seurantakokouksiin tai tekee tärkeitä päätöksiä.
● Tarkempi kokouksen dokumentointi: Tekoäly voi olla suuri apu virallisten kokouspöytäkirjojen laatimisessa, varmistaen pöytäkirjojen tarkkuuden ja valmiuden ilman että täytyy turvautua pelkästään käsin kirjoittamiseen.
● Tukee hybridi- ja etätyötä: Hybridi- ja etätyön yleistyessä tekoälyn muistiinpanotyökalut pitävät kaikki kokouksen osapuolet ajan tasalla riippumatta siitä, osallistuivatko he kokoukseen vai eivät.
Rajoitukset ja haasteet, joista sinun tulisi olla tietoinen
Vaikka tekoälyn muistiinpanotyökalut tuovat monia etuja, niissä on myös haasteita:
● Puhujan tunnistuksen ongelmat: Kokouksessa, jossa useat henkilöt puhuvat saman laitteen kautta, muistiinpanotyökalu voi kamppailla erottamaan kokouksessa äänessä olevia ja liittää kommentteja väärille henkilöille tai vain yhden puhujan alle.
● Tarkkuushaasteet: Tekoäly on edelleen altis virheille, varsinkin kun on kyse monimutkaisen ammattikielen tai eri aksenttien tunnistamisesta. Monet tekoälyt kamppailevat muiden kuin englantia äidinkielenään puhuvien tai monikielisten keskustelujen tarkassa käsittelyssä. Eräässä kokouksessa työkalu tulkitsi väärin sanan “HUONE” joksikin muuksi sanaksi, joka oli hyvin epäsopiva, mikä oli todella nolo tilanne ja valitettavasti levisi organisaation sidosryhmille.
● Yksityisyys ja suostumukset: Kaikki eivät pidä siitä, että heitä nauhoitetaan, ja jotkut osallistujat saattavat kokea, että heidän yksityisyyttään loukataan. On tärkeää tiedottaa osallistujia etukäteen ja saada suostumus eettisen käytön varmistamiseksi. Jotkut osallistujat voivat käyttäytyä eri tavalla kun he tietävät että kokous nauhoitetaan. On myös tietoturva- ja luottamuksellisuusriskejä, joita kaikki organisaatiot eivät voi hyväksyä.
● Lisähaaste: Kontekstin ymmärtämisen puute: Yksi suurimmista ongelmista tekoälyn muistiinpanotyökaluissa on niiden puutteellinen kontekstin ymmärtäminen ja suodatus. Ihmiset pystyvät erottamaan muistiinpanoja laatiessa viralliset kokousaiheet ja epäviralliset keskustelut, mutta tekoälyn muistiinpanotyökalut tallentavat kaiken – olipa kyseessä liiketoimintaan liittyvä keskustelu tai ei. Tämä voi johtaa tarpeettomiin materiaaleihin kokousdokumenteissa ja joissain tapauksissa epäasiallisiin keskusteluihin, jotka eivät kuulu viralliseen pöytäkirjaan.
● Liiallinen tukeutuminen tekoälyyn: Suuri huolenaihe on, että osallistujat saattavat osallistua vähemmän kokousten aikana olettaen, että he voivat palata kokouksen yhteenvetoihin myöhemmin. Tämä passiivinen osallistuminen voi heikentää keskustelujen ja päätöksenteon tehokkuutta.
● Tilausten kustannukset: Tekoälyn muistiinpanopalveluista voi syntyä merkittävä kulu erityisesti jos useat työntekijät tarvitsevat pääsyn palveluun. Organisaatioiden on arvioitava huolellisesti kustannus-hyötysuhde ennen maksulliseen suunnitelmaan sitoutumista.
Vaihtoehtoja tekoälyn muistiinpanotyökaluille
Vaikka tekoälyn muistiinpanotyökalut tarjoavat erinomaista käyttömukavuutta, perinteiset kokousten tallennusominaisuudet Microsoft Teamsissä ja Google Meetissä ovat myös hyviä vaihtoehtoja, jos et tarvitse automaattista kirjoitusta tai tiivistelmää kokouksesta. Nämä alustat tarjoavat kokousten täysimittaisia tallenteita, mutta vaativat manuaalista tarkistamista, mikä voi olla aikaa vievää.
Tekoälyn tulevaisuus kokouksissa: Kasvokkain tapahtuvien kokousten tallentaminen
Tekoälyn mielenkiintoinen kehitys on niiden laajeneminen virtuaalikokouksista kasvokkain tapahtuviin reaaliaikaisiin kokouksiin. Osa työkaluista tarjoaa nyt mahdollisuuden tallentaa keskusteluja myös kasvokkain tapahtuvissa kokouksissa. Se pystyisi mullistamaan tavanomaisen kokousdokumentoinnin. Vaikka tämä kuulostaa lupaavalta, nykyinen versio on edelleen täynnä virheitä. Se herättää kysymyksiä siitä, voiko se todella vastata oikean ihmisen osallistumista ja dynamiikkaa muistiinpanoja laatiessa.
Lopulliset ajatukseni:Tekoäly ei korvaa ihmistä
Tekoäly muistiinpanovälineenä on epäilemättä arvokas työkalu, joka voi parantaa tuottavuutta ja varmistaa paremman kokousdokumentoinnin. Tekoälyä tulee kuitenkin käyttää harkiten ja tietoisena sen rajoituksista. Tekoälyn muistiinpanot ovat erinomainen tukityökalu, mutta eivät voi korvata ihmisten aktiivista osallistumista ja huomiota kokouksissa.
Tärkeintä on löytää tasapaino – tekoälyn omaksuminen sen tehokkuuden vuoksi, mutta ihmisen kosketuksen säilyttäminen on myös elintärkeää merkitykselliselle yhteistyölle ja osallistumiselle. Tällä hetkellä käytän ja tulen jatkossakin käyttämään tekoälyn työkaluja yrityksessäni, mutta ne eivät sovi kaikille.
Evon Blomstedt, HUONEen perustaja ja toimitusjohtaja