Kysymyksiä, joita jokaisen assistentin tulisi muistaa tuoda esille
Assistenttien rooli työmaailmassa jatkaa kehitystään– tekoäly voi virtaviivaistaa tiettyjä tehtäviä, mutta inhimillinen kosketus on edelleen korvaamaton, varsinkin kun järjestetään vaikuttavia tapahtumia. Kasvokkain tapahtuva vuorovaikutus ja kohtaaminen on edelleen mielekkäiden yhteyksien ytimessä ja assistenteilla on ratkaiseva rooli näiden tapaamisten sujuvuuden varmistamisessa. Assistentit voivat vaikuttaa esimerkiksi tapahtumalle ihanteellisen paikan valintaan.
Tässä on kymmenen keskeistä kysymystä, jotka auttavat sinua valitsemaan oikean tilan
1. Mikä on tapahtuman ensisijainen tarkoitus?
Tapahtuman tarkoitus on perusta kaikille päätöksillesi. Jos ryhmäsi järjestää esimerkiksi strategiatyöpajan, etsi paikka, joka tukee keskittymistä ja inspiroi keskustelua tilojen suunnittelulla.
2. Kuinka monta osallistujaa on odotettavissa?
Varmista, että tila joustaa tarpeidesi mukaan ja tarjoaa mukavat puitteet ryhmäsi koosta riippumatta, ilman että tunnelma kärsii.
3. Tarjoaako paikka luotettavaa AV-tukea?
Teknologia on nykyään olennainen osa tapahtumia. Olipa kyseessä hybridikokous tai digitaalinen esitys, toimiva AV-laitteisto ja nopea internetyhteys ovat välttämättömiä. Hyvin varusteltu paikka säästää sinut viime hetken teknisiltä ongelmilta ja takaa sujuvan tapahtuman.
4. Millaisia catering-vaihtoehtoja on tarjolla? Onko paikan päällä oma keittiö?
Ruoka on olennainen osa onnistunutta tapahtumaa; se vaikuttaa osallistujien vireystasoon ja tyytyväisyyteen. Tutustu paikan tarjoamiin catering-vaihtoehtoihin – ovatko ruoat tuoreita ja tarjoaako paikka joustavuutta erilaisiin tarjoiluvaihtoehtoihin? Laadukkaat tarjoilut, jotka kattavat kaiken aamiaisesta afterworkeihin tekevät tapahtumasta mieleenpainuvan.
5. Kuinka saavutettavissa paikka on?
Sijainti vaikuttaa suoraan osallistujamäärään. Valitse keskeinen paikka, jonne pääsee helposti julkisilla liikennevälineillä ja jossa on myös pysäköintimahdollisuus. Helppo saavutettavuus osoittaa huolellisuutta ja osallistujien arvostamista.
6. Millainen on paikan tunnelma ja suunnittelu?
Valitse tila, joka tukee tapahtumasi teemaa ja tarkoitusta. Ovatko tilat käytännölliset ja muunneltavissa monenlaisiin kokouksiin? Muista, että ympäristö vaikuttaa merkittävästi ihmisten käyttäytymiseen!
7. Tarjoaako paikka apua tapahtuman suunnitteluun?
Kokenut tapahtumakoordinaattori voi tehdä suuren eron. Paikat, jotka tarjoavat apua tilaisuuden suunnitteluun, varmistavat päivän sujuvuuden. Näin tapahtumakoordinaattori auttaa sinua keskittymään tapahtuman sisältöön ja päivän agendaan.
8. Mitä paketti sisältää?
Kattavat paketit yksinkertaistavat tapahtuman suunnittelua. Paikat, jotka tarjoavat tilan lisäksi cateringin, teknisen tuen ja jopa ohjelmavaihtoehtoja, helpottavat järjestelyjä ja takaavat laadukkaan kokonaisuuden.
9. Mitkä ovat varausehdot?
Joustavat varausehdot, kuten sitomattomat ennakkovaraukset, antavat mahdollisuuden lukita päivämäärän ilman varhaista sitoutumista.
10. Parantaako paikka osallistujakokemusta?
Pohdi, luoko paikka tervetulleen ja inspiroivan ympäristön, jossa osallistujat voivat keskittyä ja nauttia tapahtumasta. On aina hyvä idea käydä paikan päällä tutustumassa tilaan ja henkilökuntaan – näin saat paremman käsityksen tilan valmiuksista.
Maria Talvela, Skilla ry:n järjestökoordinaattori, jakaa näkemyksensä:
“Tämä on hyvä lista! Teemme mielellämme yhteistyötä HUONEen kanssa, koska tiedämme, mitä saamme. Koska jäsenkuntamme koostuu suurelta osin assistenteista, on hienoa työskennellä kumppanin kanssa, joka ymmärtää heidän tarpeensa. HUONE tarjoaa aina jotakin uutta – upeaa suunnittelua ja saumattoman kokemuksen.”