Ympäristöllä on suuri vaikutus käyttäytymiseemme ja usein emme edes tiedosta tätä. Toistuvien palaverien ja kokousten maailmassa tämä merkitys korostuu ja vaikuttaa lopputulokseen ja tavoitteiden saavuttamiseen. Myös lisääntyneiden etäpalaverien ja hybriditapahtumien osalta ympäristö vaikuttaa. Miten siis suunnitella onnistunut kokous ja valita tarkoituksenmukainen kokoustila?
Mitä tulisi ottaa huomioon fyysistä kokoustilaa valitessa?
Kokoustilan vaikutusta osallistujien käyttäytymiseen tutkivassa tutkimuksessa havaittiin, että kokoushuoneen sisustusta on mukautettava tavoitteen mukaan, jotta saadaan aikaan optimaaliset tulokset. Kokoustilan valinnalla on siis merkitystä. Jotta seuraavasta kokouspäivästä tulisi toimiva ja asetetut tavoitteet saavutetaan, mieti ennen paikan valintaa seuravia asioita:
Miksi tämä kokous järjestetään? Mieti mikä oikeasti on tapahtuman tavoite. Kaikki lähtee tavoitteesta ja tapahtuman suunnittelun kaikkien osa-alueiden tulisi aina tukea tavoitetta.
Kokoustilan tulisi tukea tavoitetta. Tavoite on tärkeä ymmärtää, jotta pystyy valitsemaan juuri sopivan kokoustilan. Jos haluat luovuutta, virikkeellinen tila tekee kokouksesta paremman. Jos taas haluat korostaa keskittymistä ja kuuntelemista, silloin lämminhenkinen, järjestelmällinen ja neutraalin värinen tila tekee osallistujista rauhallisempia ja rentoutuneita. Pysähdy miettimään, millaista kokouskäytöstä haluat kannustaa, ja valitse kokoustila sen mukaan.
“Uudet ideat vaativat liikettä & muutoksia”
Eliminoi häiriötekijät. “Jotta omista työtehtävistä irrottautuminen olisi aidosti mahdollista tulee luoda oma erillistila, jonne viedään ihmiset ja asettaa heidät eri mielentilaan.” toteaa Juho Toivola, palkittu keynote-puhuja ja rekrytointikouluttaja. Keskittyminen ja omista rutiineista irtautuminen on vaikeampaa, kun omat juoksevat vastuut ja työtehtävät huokuvat kaikkialta. Kollega kysyy vain ihan nopean jutun ja fokus katoaa. Tutussa paikassa on myös vaikeampi ulkoistaa ‘huoltoa’. Keitänpä tuosta nopeasti meille kahvit ja käyn pullat lähikaupasta, ajattelet, ja taas fokus katoaa.
Miten rakentaa toimiva virtuaalikokous(tila)?
Virtuaali- ja hybridikokoukset järjestäminen on tullut jäädäkseen ja vahvaksi vaihtoehdoksi livekokousten rinnalle. Mikään ei kuitenkaan täysin korvaa livetapaamisia ja virtuaalisessa ympäristössä on omat haasteensa. Voit kuitenkin vaikuttaa myös virtuaaliympäristössä ja tukea onnistuneen tapahtuman järjestämistä pitämässä mielessä seuraavat vinkit.
Kokousetiketti. Jokaisessa kokouksessa osallistujien tulisi tietää mitä odottaa ja mitä heiltä odotetaan. Tämä korostuu erityisesti virtuaalisessa ympäristössä, jossa etäosallistujilla on useita ärsykkeitä. Hybridimuotoisessa toteutuksessa on mukana niin etä- kuin liveyleisöä, jolloin kaikkien on hyvä tietää yhteiset pelisäännöt. Valmistele siis kokousetiketti, jossa kerrotaan selkeästi, miten toimia tilaisuuden aikana, voit jakaa tämän jo etukäteen ja muistuttaa vielä tilaisuuden alussa.
Tunnelma. Osallistujien virittäminen tunnelmaan on tärkeää. Jos alussa ei innostu ja koe olevansa osa tapahtumaa, on motivaation ylläpitäminen vaikeaa, erityisesti etäyleisön kanssa. Pyri luomaan muistijälki ja luomaan tapahtumasta elämyksellinen. Vinkkinä voimme antaa tervetulo-videon toteuttamisen etäosallistujia varten. He jäävät paitsi liveyleisön yhteisestä aamukahvista ja rauhallisesta hetkestä ennen aloitusta, jutustelusta ja tapahtumapaikan tunnelmasta. Heille luodulla videolla luot tunnelmaa ja otat heidät heti mukaan osaksi tapahtumaa.
Tekniikka. Panosta kunnon tekniikkaan. Laadukkaaseen toteutukseen kannattaa harkita kumppania, jos itsellä ei ole teknistä osaamista. Muista myös testata. Oma osuus ja tapahtuman saumaton toteutus on tärkeää. Ota testaukseen mukaan myös kaikki päivän esiintyjät ja puhujat, varmista jo etukäteen mitä tarvitaan ja testaa kunnolla ennen h-hetkeä. Virtuaalisia työkaluja löytyy paljon, esimerkiksi erilaiset äänestykset, virtuaaliset liitutaulut ja break-out huoneet. Tutustu näihin ja testaa, valitse niitä, jotka koet edesauttavan tapahtuman tavoitetta ja osallistavan yleisöä.