Muutama haasteellinen kokous taas tiedossa ja mietit, miten ihmeessä saisit työkaverit mukaan keskusteluun niin, että tapaaminen ei menisi ankeaksi yksinpuheluksi? Johtajan on pohdittava tätä joka kerta, kun hän järjestää kokouksen oman tiiminsä tai asiakkaiden kanssa. Terve dialogi on osa jokaista hyvää kokousta.
Kokouksen tarkoitus on tuoda kaikki yhteen ja jakaa tietoa, tehdä päätöksiä ja edistää projekteja. Onnistuneet kokoukset ovat kuitenkin myös paljon muuta: ne tuottavat hedelmää uusille ideoille ja innovaatioille, rakentavat kestävää dialogia ihmisten välille ja myös voimaannuttavat työntekijöitä. Alla on muutamia ajatuksia siitä, miten ajatustenvaihto onnistuu paremmin neuvotteluhuoneessa.
1. Kun haluat energistä keskusteluun osallistumista, toimi roolimallina
Jos saavut kokoukseen väsyneenä, haukotellen ja valmiina romahtamaan tuoliin, todennäköisesti hetken päästä kaikki muutkin ovat epämotivoituneita. Ihmiset mukauttavat käytöksensä alitajuisesti muiden olemukseen, eli jos haluat hyviä saavutuksia ja päätöskeskeistä keskustelua, sinun täytyy itsekin näyttää reippaalta, vaikka se ei olisikaan totuus.
Varaa muutama minuutti ennen kokousta kokouksen objektin ja aihelistan läpikäymiseen itseksesi. Tee pari ylöspäin venyttävää venytystä ja voimaliikettä, ja kävele kokoushuoneeseen hyvällä energialla. Tervehdi kaikkia reippaasti ja aloita kokous kenties lyhyellä icebreakerillä. Kokous on jo nyt lähtenyt hyvin käyntiin!
2. Keskusteluun osallistutaan herkemmin, kun fokus on selkeä
Aloitetaan siitä, mistä kaikkien kokousten valmistelun tulee alkaa: keskitä ajatuksesi siihen, mikä kokoontumisen tavoitteena on. Kunnolla mietitty ja kirjattu aihe kokoukselle auttaa ensinnäkin sinua itseäsi rakentamaan itse kokous ja sitä edeltävät asiat. Toisekseen – ja tämä on tärkeää hyvän keskustelun kannalta – myös osallistujat voivat paremmin jäsennellä ajatuksiaan ja puheenvuorojaan aiheesta etukäteen. Näin hukkaat vähemmän aikaa turhaan säätämiseen, ja resurssit kohdistuvat siihen, että saadaan tuloksia aikaan.
3. Mieti kokouksen asialista etukäteen
Agendan tai asialistan laatiminen kuuluu kokouksen järjestäjän vastuulle. Asioiden listaaminen ylätasolla riittää, kunhan aihe ja tavoite (mitä on tarkoitus saada aikaan) on mainittuna. Muiden osallistujien kannalta on hyvä tietää, millaista osallistumista heiltä odotetaan. Asialistan lähettäminen etukäteen on tärkeää, mutta pari päivää ennen kokousta riittää yleensä hyvin.
4. Muista kuitenkin varata aikaa keskustelulle
Älä täytä käytettävissä olevaa aikaa liian monella päätettävällä asialla, vaan karsi. Ota huomioon, että edes kokouksen pääjärjestäjänä et aina voi etukäteen tarkalleen sanoa, kuinka paljon kukin aihe edellyttää keskustelua ja missä kohdissa päästään eteenpäin vauhdilla. Siksi aikatauluun on varattava keskusteluaikaa, jotta tapaaminen ei jää asiasisällöltään tyngäksi, tai jotta kokous ei veny älyttömyyksiin. Jätä siis joustovaraa aikatauluun!
5. Anna mahdollisuus lisätä aiheita kokouksen aihelistalle
On olemassa myös rohkeampi tapa varmistaa, että kaikilla on mahdollisuus tuoda polttavin aiheensa keskusteluun. Tällöin pyydät osallistujia kertomaan heti kokouksen alussa, jos he haluavat agendalle lisättävän jotakin. Kokouksen johtajana sinun on tietysti varmistettava, että lisättävät asiat liittyvät kokouksen tavoitteeseen. Ota kuitenkin huomioon, että sinun tulee olla hyvä johtamaan kokouksen kulkua. Jos toivottuja aiheita ei ehditä käydä läpi, osanottaja voi kokea tulleensa syrjäytetyksi.
6. Kokousetiketti tukee keskusteluun osallistumista
Jos sallit kännykät pöydällä, joku todennäköisesti näppäilee tekstaria tai menee huoneen ulkopuolelle ottamaan pikaisen puhelun. Jos sallit läppärit pöydällä, ihmiset todennäköisesti naputtelevat sähköpostia. Tee selväksi, että kännyköitä tai läppäreitä ei saa olla näkyvillä, ellei presentoi muille kokousosallistujille.
Mielipiteidenvaihto ja pohdinnat onnistuvat toisinaan parhaiten, kun irtaudutaan tutusta ja tylsästä neuvotteluhuoneesta ja siirretään kokous muualle, esimerkiksi tapahtumahotellin kokoustiloihin. Samalla varmistetaan esimerkiksi se, että osanottajat voivat keskittyä kokoukseen, eivätkä mieti minne menisivät lounaalle, eivätkä he katoa tekemään muita “tärkeämpiä” töitä kesken kokouksen.
7. Kannusta kaikkia osallistumaan keskusteluun
Usein muutama henkilö dominoi keskustelua, jättäen muut osallistujat varjoon. Vaikka kaikki mielipiteet ja kommentit ovat arvokkaita, on tärkeää kannustaa myös hiljaisempia kolleegoitasi puhumaan. Jos kokouksessa on hiljaisempia työntekijöitä, kysy heiltä suoraan, mitä mieltä he ovat keskustelusta ja miten he kokevat aiheen. Koita rajata dominoivien henkilöiden puheenvuoroja tarvittaessa.
Jos et ole samaa mieltä jonkun kanssa tai et täysin ymmärrä heidän näkökantaansa, sen sijaan että sanoisit “olen eri mieltä” tai “en ymmärtänyt”, etsi rakentava tapa vastata. Kokeile seuraavaa: “Voinko toistaa sanomasi omin sanoin. Olenko oikeassa, kun sanon sinun ehdottavan että me XYZ?”. Tämä on rakentava tapa vetää yhteen ehdotukset ja auttaa ajattelemaan selkeästi, pysymään raiteilla ja linjaamaan keskustelua oikeaan suuntaan.
8. Opettele kokouksen fasilitointia
Jos haluat pitää voimaannuttavan, energisen ja onnistuneen kokouksen, sinun täytyy itse olla ketterä fasilitaattori. Meidän vinkkimme on opetella fasilitoinnin perusteet, joilla saat ihmiset keskustelemaan ja tekemään nopeita päätöksiä yhdessä. Monetkaan johtajat eivät ole hyviä fasilitaattoreja, koska fasilitaattorin tulee pyrkiä objektiivisuuteen ja hyvään kuunteluun (ja koska johtajilla on niin paljon mielipiteitä, ne on yleensä sanottava ääneen!). Fasilitoinnin avulla keskusteluun saadaan moniäänisyyttä ja uusia näkökulmia, eikä jäädä pelkästään johtajan mielipiteen hymistelyn tasolle.
Lyhyesti ja ytimekkäästi vinkit hyvän kokouskeskustelun rakentamiseen: ole itse energinen, tiedä miksi kokous järjestetään ja että aihelista on kaikille tuttu, valitse oikea paikka kokoukselle ja opettele olemaan tehokas fasilitaattori.
Jos tarvitset apua kokousjärjestelyihin tai vaikkapa fasilitaattorin hankintaan, ota yhteyttä.
E: info.fi@huone.events
P: 0207851440
tai kokeile chat-palvelua sivun oikeassa alanurkassa!