Monet globaalit yritykset ovat tuoneet julki omia käytäntöjään, joiden avulla tullaan sopeutumaan uudenlaiseen työkulttuuriin ja arkeen syksyllä 2021. Yle kirjoitti kuinka lähes miljoona etätyöntekijää on palaamassa syksyllä toimistolle, ja uusia käytäntöjä tullaan myös Suomessa pohtimaan tulevien kuukausien aikana. Pandemia on selkeästi vaikuttanut siihen, että monien työarki tulee olemaan tavalla tai toisella hybridimallin mukainen. King’s College London/Bristol University:n tutkimus osoittaa, että 97 % suunnittelee hybridimallin käyttöönottoa. Mutta miten omaan yritykseen sopiva hybridimalli tulisi suunnitella?
Yhtä ainoaa, kaikille sopivaa, hybridimallia ei ole olemassa
Tärkeintä on ymmärtää, ettei sama hybridimalli sovi kaikille. Tämä johtuu pääosin siitä, että niin työntekijöiden kuin työnantajan odotukset ja toiveet poikkeavat toisistaan yritysten kesken. Työntekijät myös motivoituvat eri tavoin ja työtehtävät ovat keskenään erilaisia. Miten siis ohjata ja johtaa tiimiä ja toteuttaa hybridimallia? Antaako vain henkilöstön vapaasti valita mitä päiviä olla toimistolla ja mitkä päivät työskennellä etänä? Vai tulisiko valita heidän puolestaan ja asettaa samat toimistopäivät kaikille?
1. Ota selvää mitä työntekijät toivovat
Johtaessasi tiimiä sinun tulee muistaa, että yksilöiden odotukset ja toiveet ovat voineet muuttua suuresti pandemian aikana. PWCn toteuttaman tutkimuksen mukaan työntekijöiden ja työnantajien välillä on erilaisia näkemyksiä siitä, miten optimaalinen etätyöskentelyaikataulu toimii. Työntekijät odottavat enemmän etätyöpäiviä kuin aiemmin, kun taas useat työnantajat haluaisivat palata aikaan ennen epidemiaa. Esimerkiksi Akava Worksin toteuttaman tutkimuksen mukaan hybridimalli on näyttänyt vaikuttavan positiivisesti työhyvinvointiin ja tehokkuuteen.
Työnantajien tulisi tehdä yhteistyötä henkilöstön kanssa rakennettaessa yrityksen hybridimallia. Oli uusi käytäntö millainen tahansa, se vaatii henkilöstön tuen toimiakseen optimaalisesti.
2. Selvitä mitä yritys tarvitsee
Kun henkilöstö otetaan mukaan suunnitteluun, on tärkeää, ettei yrityksen parasta unohdeta. Johdon tulisi esittää hyvissä ajoin mitkä ovat muutoksen tavoitteet ja odotukset ja miten ne saavutetaan? Hybridimallin onnistuminen vaatii henkilöstön ja yksilöiden yhteistyötä ja koordinointia, milloin tulla toimistolle ja milloin olla etänä.
Ei kannata myöskään perustaa päätöstä ainostaan sen mukaan voiko työtehtävän toteuttaa etänä. Osa tehtävistä voidaan teoriassa tehdä etänä, mutta lopputulos voi olla laadukkaampi ja toteutus tehokkaampi, mikäli kyseinen tehtävä suoritetaan toimistolla kasvotusten. Koulutus, uuden työntekijän perehdytys ja asiakassuhteiden rakentaminen ovat hyviä esimerkkejä asioista, jotka voivat teoriassa toimia etänä, mutta joiden lopputulos on kasvokkain suurella todennäköisyydellä parempi.
3. Tutki erilaisia malleja
On selvää, että odotukset ja tarpeet vaihtelevat yritysten välillä, mutta näin on myös työtekijöiden keskuudessa. Mikä siis neuvoksi? Miten löytää yhteinen, kaikille sopiva käytäntö? Tässä muutamia esimerkkejä hybridimalleista globaaleissa yrityksissä:
- 2-3 toimistopäivää:
Tällä hetkellä yleisin malli: yritys valitsee yhteiset toimistopäivät (40-60% viikosta). Esimerkiksi suurin osa Applen henkilöstöstä työskentelee toimistolla kolme päivää viikossa (maanantai, tiistai ja torstai) syyskuusta 2021 alkaen.
- Joustavat 2-3 toimistopäivää:
Toimii melkein samalla lailla kuin aikaisempi malli, sillä erolla että henkilöstö saa itse valita toimistopäivät (3-2-2 model).
- Kerran viikossa toimistopäivä:
Esimerkiksi BOEn henkilöstön löytää toimistolla yhtenä päivänä viikossa syyskuusta alkaen. Päivä viikossa on toimistopäivä ja muut päivät työskennellään etänä.
- Anna henkilöstön valita:
Jotkut yritykset, kuten Deloitte, ovat ottaneet käyttöön joustavampia käytäntöjä “työskentele missä tuntuu sopivalta” ajatuksella. Vaadittuja toimistopäiviä ei ole käytännössä lainkaan. Tiimien on kuitenkin itse päätettävä, milloin kasvokkain kohtaaminen on tarpeen.
4. Käy läpi työntekijöiden roolit ja vastuualueet
Vaikka päätöstä hybridimallista ei tulisi perustaa pelkästään sille ajatukselle voiko työn toteuttaa etänä, on tärkeää käydä läpi jokaisen rooli ja vastuualueet. Mieti miten eri työtehtävät vaikuttavat muihin työntekijöihin ja kuinka paljon työtehtäviä voi todellisuudessa toteuttaa etänä.
Voit aloittaa näistä viidestä kategoriasta:
- Itsenäinen työ: Tehtävät kuten kirjoittaminen, analyysit ja tutkimus voidaan usein toteuttaa itsenäisesti. Nämä eivät yleensä vaadi erityistä tilaa tai työkaluja.
- Yhteiset tehtävät: Näihin lukeutuvat esimerkiksi ideointi, kehittäminen, ongelmanratkaisu ja strategioiden rakentaminen. Usein nämä edistyvät parhaiten ryhmässä, mahdollisesti vielä enemmän, kun kaikki ovat fyysisesti samassa paikassa.
- Kommunikointi: Esimerkiksi tiedottaminen, tiedon jakaminen ja palautteen antaminen voivat toimia hyvin myös virtuaalisesti.
- Päätöksenteko: Esimerkiksi johtoryhmän kokoukset ja hallituksen kokoukset ovat usein tuottavimmillaan, kun tavataan samassa paikassa fyysisesti. Usein vaaditaan keskusteluja ja pohdintaa tiukalla aikataululla sekä tärkeiden päätösten tekoa.
- Henkilökohtaisten siteiden ja yrityskulttuurin luominen / vahvistaminen: Olemme kaikki ihmisiä, sosiaalisia olentoja. Siteiden ja suhteiden luominen vaatii fyysistä läsnä olemista.
(sovellettu PWC:n 6Cs -mallia)
5. Mikä on toimistonne tarkoitus?
Mihin toimistoanne ensisijaisesti käytetään? Hybridimallien yleistyessä myös toimistojen tarkoitus kyseenalaistuu. Tutkimukset osoittavat, että pieni osa työntekijöistä toivoisi, että töitä voisi tehdä täysin etänä ja suurien toimistotilojen tarve pienenee. Oman toimiston tarkoitusta kannattaa siis miettiä tarkkaan.
Missä tehtävissä tulos on parempi, kun työ tehdään fyysisesti toimistolla ja yhdessä? Käy edellisessä kohdassa listaamasi työtehtävät tarkasti läpi. Yhteistyön tekeminen on ollut yksi suurimmista syistä, miksi toimistolla on käyty viimeisten 18 kuukauden aikana. Asiakassuhteiden perusteellinen rakentaminen ja vahvistaminen on toinen esimerkki, jossa fyysisestä läsnäolosta on usein hyötyä. Jos toimistonne tarkoitus on pääasiassa mahdollistaa yhteistyö ja tarjota henkilöstölle paikka tavata ja vahvistaa keskinäisiä siteitä ja yrityskulttuuria, varmista että tämä tiedetään ja otetaan huomioon hybridimallia rakennettaessa.
Tähtää korkealle, mutta valmistaudu muuttamaan käytäntöjä
Uusi tapa työskennellä on nyt kokeiluvaiheessa. Harvalla työpaikalla löydetään heti täydellisesti toimiva hybridimalli. Erilaiset kokeilut ja näiden tulokset ovat varmasti aiheita business-kirjallisuudessa ja lehdistössä vielä pitkään. On siis odotettavissa, että kokeillaan ja muokataan käytäntöjä sitä mukaan kun huomataan, mikä toimii ja mikä ei. Muista kuitenkin kommunikoinnin tärkeys ja ole avoin. Epävarmuutta on vielä edessä, mutta olemme varmoja, että paras mennä eteenpäin on kokeilla uutta, ei palata suoraan siihen, miten ennen oli tapana tehdä.
Vinkki!
Järjestä viikoittainen toimistopäivä HUONE Helsingissä
HUONE on innovatiivinen täyden palvelun kokouspaikka. Tapahtumakoordinaattorimme auttavat käytännön järjestelyissä ja varmistavat, että pienimmätkin detaljit on huomioitu. Toimistolla työskentelyssä ei ole milloinkaan kyse vain ja ainoastaan työtehtävistä. Monet saapuvat toimistolle nähdäkseen kollegoja ja työskentelemään ryhmässä. Huolimatta tutkimuksista, jotka puoltavat etätyöslentelyn tehokkuutta ja hyviä puolia, monille esimiehille ja tiimeille juuri kollegojen näkemisen puute ja ryhmätyöskentelyn haastavuus on noussut haasteeksi uudessa arjessa. Nosta tehokkuus uudelle tasolle viikoittaisella toimistopäivällä tiimisi kanssa HUONEella!
