Maanantaiaamut ovat viikon huonoin ajankohta pitää palavereja. Silti useimmat viikkopalaverit pidetään… – niinpä: yhdeksältä maanantaiaamuna. Miksi? Onko kyse seuran tarpeesta hauskan viikonlopun jälkeen, kun yksin pöydän ääressä istuminen tuntuisi ikävältä? Totta puhuen maanantaiaamuna pidetystä kokouksesta jää harvoin mitään käteen, mutta niin – voihan siellä ainakin olla kivaa.
Toiseksi huonoin aika palaverille on kolmen-neljän nurkilla perjantai-iltapäivänä. Tähän aikaan ihmiset näkevät jo silmissään puutarhan grillissä kohta tirisevät herkut tai miettivät sukukokouksen tarjoilua.
Palaveria ei myöskään pitäisi pitää tiukan työpäivän päätteeksi, ellei sitä pidetä jossain muualla kuin toimistossa. Voidaan järjestää myös kävellen pidettävä kokous tai kokous paikassa, jossa voi lopussa mukavasti verkostoitua.
Miksi on niin vaikeaa saada kaikki huoneessa olijat keskittymään noina päivinä ja aikoina?
Syy numero 1: Jo valmiiksi pitkästä ja tiukasta työpäivästä johtuva väsymys. Kuvittele joutuvasi osallistumaan tärkeään päätöksentekoprosessiin tällaisessa tilanteessa. Se vaatii paljon energiaa, joka on jo valmiiksi vähissä. Miten selviytyisit itse? Antaisitko kaikkesi vai nuokkuisitko väkisin?
Syy numero 2: ”Siitä, mistä aita on matalin.” Kun ihmiset ovat väsyneitä, he haluavat saada asiat pois päiväjärjestyksestä mahdollisimman nopeasti. He ovat silloin herkästi myötämielisiä, mikä voi tuntua kivalta. Älä kuitenkaan lankea ansaan: se on heidän keinonsa päästä ulos kokoushuoneesta mahdollisimman nopeasti!
Syy numero 3: Tiedon käsittely on hitaampaa. Ja se onkin aikaavievä seikka. Varsinkin viikonlopun jälkeen useimmat meistä tarvitsevat hieman aikaa asettuakseen takaisin työskentelymoodiin.
Vietämme paljon aikaa kokouksissa, yhä enemmän joka vuosi. Joidenkin tutkimusten mukaan keskiportaan johtajat viettävät niissä 35 prosenttia ja ylin johto jopa 50 prosenttia viikoittaisesta työajastaan! Näin tapahtuu ympäri maailman ja tästä ajasta ikuisuuteen. Siitäkin huolimatta, että monessa yhtiössä on kokousten tuottavuuden parantamista toteuttava strategia, monet kokouksista pidetään edelleen vain siksi, että laaditaan seuraavia kokouksia käsittelevien kokousten asialista (Jonah Goldberg).
Mikä on paras aika kokouksille?
Se riippuu tietenkin monista tekijöistä, mutta joidenkin tutkimusten tulokset viittaavat siihen suuntaan, että paras aika palaverin pitämiseen on puoli kolmen tai kolmen aikaan tiistai-iltapäivänä. Se ei ole viikon alku eikä loppu, joten on hyvinkin mahdollista, että kaikki pääsevät paikalle.
Lisäksi tässä vaiheessa viikkoa et ole vielä väsynyt menneestä viikosta – tunnet itsesi vielä virkeäksi ja usein myös olet sitä. Lounas on sulateltu, ja on aika ottaa kuppi kahvia tai syödä hedelmä ja paneutua keskusteluun.
Edelleen tätä ajankohtaa tukisi, se että kokoukseen ehtii valmistautua päivän aikana edellisen päivän tai illan sijaan.
Tekisitkö toisin?
Joku on sanonut, että hyvätkin kokoukset voivat olla parempia. Mikset siis kokeilisi jotain uutta, kuten viikoittaisen kokouksen pitämistä tiistaina maanantain sijaan? Mitkä ovat hyödyt? Tiistaisin ehdit vielä tehdä muutoksia viikon asialistaan ja viedä tarvittaessa asioita haluamaasi suuntaan. Kokeile tehdä asioita toisin ja katso, sopiiko se sinulle!