Tilanne on monelle taatusti tuttu: koko päivän valmistelujen jälkeen tapahtumatila on vihdoin valmis itse tilaisuutta varten. Entäs sinä itse? Sinä olet valmis vetämään mielettömän shown! Osallistujat alkavat pikkuhiljaa saapua paikalle, ja huomaat, että monet kutsutut ovat skipanneet tilaisuuden – kuinka harmillista. On aika keksiä, miten vähentää poisjääntejä tilaisuuksista!
Useat ilmaisten tapahtumien järjestäjät kertovat poisjääntien olevan jopa 50% ilmoittautuneista osallistujista, kun taas maksullisista tapahtumista poisjäävien osuus voi olla niinkin matala kuin 10%.
Erilaisiin tapahtumiin on epäilemättä hauskaa ja trendikästäkin ilmoittautua. Jos sitten sattuukin tulemaan muuta ohjelmaa, emme juurikaan vaivaudu miettimään mitä “Ilmoittaudu tästä” -linkin klikkaamisesta seuraa. Ei välttämättä tule ajateltua, että tilaisuuteen varattu ruoka ja juomat lasketaan osallistujamäärän mukaan, kuten myös kokoushuone, puhumattakaan järjestelyihin varatusta henkilöstöstä ja esiintyjistä, jotka varautuvat esiintymään täydelle ja energiselle kokoussalille. Ja niin edelleen – lista sen kun jatkuu. On kaikkien sidosryhmien kannalta iso pettymys, jos osallistujamäärä dramaattisesti laskee.
Voit kuitenkin järjestäjänä itse vaikuttaa osallistujien paikalle saapumiseen, jotta mahdollisimman harva jättäisi tulematta. Jos siis luet tätä, ota homma haltuun ja ryhdy toimiin!
Kokeile näitä vinkkejä, ja vähennä tilaisuuksista ja kokouksista poisjäävien osallistujien määrää:
- Ihmisillä voi olla hyvä aikomus osallistua, mutta joskus tulee vahingossa buukattua kaksi menoa samaan aikaan. Mitä ratkaisuksi? Lähetä säännöllisesti ystävällinen muistutus tilaisuudesta ja lyhennä muistutusviestien aikaväliä, kun tilaisuus lähestyy.
- Valitse kiinnostava tapahtumatila. Jos järjestät tilaisuuden tutussa ympäristössä toimistolla, et ole kauhean kekseliäs tai kiinnostava. Vie tilaisuutesi muualle ja varaa tapahtumajärjestäjältä tilat. Valitse teemallinen huone oikealla tyylillä, ulkoista ruoka- ja juomapuoli, ja nauti hetkestä!
- Käytä lentokenttämetodia! Päivämäärän lähestyessä avaa online check-in esim. 24 tuntia ennen tapahtumaa. Näin saat selkeän tiedon osallistujien määrästä, ja sinulla on vielä aikaa lähettää muistutus niille, jotka eivät vielä ole tehneet check-iniä. Lisäksi tapahtumaasi on lyhyemmät jonot seuraavana aamuna, kun suurin osa on ilmoittautunut verkon kautta. Ja kuten lentokentillä, osallistujat voivat piipahtaa pikaisesti tiskillä hakemassa nimilappunsa.
- Tee ilmoittautumisesta houkuttelevaa. Tässäkin oikeanlainen viestintä on kaiken A ja O: jos tilaisuus hukkuu muiden yritystapahtumien sekaan, voit unohtaa arviosi osallistujamäärästä. On sinun vastuullasi, että tapahtuma pysyy houkuttelevana. Aikaisin ilmoittautuneiden kiinnostus voi lopahtaa, joten pidä heidän mielenkiintoaan yllä kaikissa vaiheissa. Fakta on se, että jos et osaa myydä oikein, kukaan ei myöskään osta.
- Anna viimeinen ilmoittautumispäivä, jonka jälkeen ei voi enää rekisteröityä. Tee selväksi, että “myöhästyneet” voidaan lisätä lentokenttätermejä käyttääksemme ns. stand-by-listaan, mikä ei kuitenkaan takaa paikkaa tilaisuuteen. Osallistujat tulevat tilaisuuteen paljon mieluummin tietäen, että he ovat jonon ensimmäisiä.
- Vetoa tunteisiin: jos mikään muu ei auta, pidä positiivinen mieli ja usko tapahtumaasi loppuun saakka.
Mitä voit oppia skippaajilta, näiltä haamuosallistujilta?
Soitat kuinka monta kertaa tahansa jokaisen osallistujan perään, fakta on, että jokaisessa tilaisuudessa on muutama skippaaja. Elämä yllättää meidät, jotkut sairastuvat, toiset juuttuvat ruuhkaan. Kun tilaisuuksissasi on poisjääviä osallistujia, sinun kannattaa pysähtyä hetkeksi, ja miettiä mitä voit oppia heistä!
- Oletko pitänyt yllä tilastoja tapahtumistasi, tai miettinyt, miten välttää tyhjät kokoustuolit? Aika alkaa pitää yksinkertaista tilastoa ja tietää, kuinka hyvin onnistut tilaisuuksiesi täyttämisessä.
- Tiedätkö keitä poisjäävät osallistujat ovat? Suurin osa tapahtumajärjestäjistä vastaa: “No… En.” Ota tilastot käyttöön ja perehdy skippaajien tietoihin. Jakavatko he kaikki jotain? Mikä voisi olla syy, miksi he eivät pääse paikalle? Ovatko skippaajat samanlaisia eri tapahtumiesi välillä? Löydä vastaukset kysymyksiin ja seuraavaksi paranna markkinointiasi. Kun kohdennat markkinoinnin tarkemmin näitä skippaajia kohti, he eivät ehkä skippaakkaan ensi kerralla.
- Lähetä kiitos-sähköposti osallistujille jälkeenpäin, jaa heidän kanssaan materiaalia tilaisuudesta tai muuta mielenkiintoista sisältöä. Lähetä erillinen sähköposti skippaajille ja pahoittele, että he eivät päässeet paikalle. Tämä on tilaisuutesi markkinoida tapahtumiasi! Luo vieraanvarainen olo skippaajille, anna heille huomiota, ja näytä se! Jaa materiaalia tilaisuudesta ja kutsu heidät seuraavaan tapahtumaan – sano useaan otteeseen, että oli harmi etteivät he päässeet alunperin paikalle.
- Ovatko tilaisuutesi aina samaan aikaan? Onko tilaisuuksien välillä eroa skippaajien määrän suhteen, esim. aamupalakokous verrattuna cocktailkutsuun? Pyydä osallistujia vastaamaan lyhyeen kyselyyn ja selvitä, mikä päivä ja kellonaika onnistuu heille parhaiten. Katso menneiden tapahtumiesi tilastoja nähdäksesi, jos viikonpäivät ja kellonajat ovat olleet osallistujien kannalta ystävälliset. Skippaajat skippaavat todennäköisemmin jos tilaisuus järjestetään huonona päivänä tai aikana.