Miten toimii interaktiivinen hybridistudio? Elokuussa 2021, HUONE Jätkäsaaressa järjestettiin Skilla ry koulutus yhdessä HUONE tiimin kanssa uudistetussa Inno-huoneen hybridistudiossa. Tässä teille kurkistus aamupäivän tunnelmaan ja ohjelmaan!
Aamupäivän tunnelmaa kuvina
|
Ennen tapahtumaa
Ajatus yhteistyöstä lähti Skilla ryn puolelta ja HUONEelta tartuttiin ainutlaatuiseen tilaisuuteen. Suunnittelun osalta yhteistyötä tehtiin tiiviisti Maria Talvelan kanssa ja HUONE Helsingin tiimistä Laura Tomulan ja Sanna Kuuselan kesken. Tapahtuman teknisenä yhteistyökumppanina toimi Podstudio.
- Päivän aiheena olivat virtuaali- ja hybriditapahtumat. Tarkempi tapahtuman sisältö ja puheenvuorot ideoitiin ja suunniteltiin yhdessä. Osallistujien odotuksia ja toiveita kysyttiin etukäteen ja hyödynnettiin ohjelman suunnittelussa.
- Ohjelman tarkentuessa tarkempi aikataulu ja agenda kommunikoitiin osallistujille hyvissä ajoin, yhdessä ennakkomateriaalin kanssa (kuten saapumisohjeet, tapahtumaetiketti jne.)
- Edeltävänä päivänä tarkistettiin vielä kerran läpi Inno-huoneen hybridistdion yksityiskohdat, tekninen toteutus ja tapahtuman aikataulu minuutilleen.
- Tapahtuma-aamuna käytiin vielä läpi lyhyt tarkistus tapahtuman emännän Skilla ryn Elina Havun ja puhujien kanssa.
Tapahtuman aikana
Koulutus toteutettiin hybridimuotoisena, jolloin osallistujia, sekä puhujia, oli niin paikan päällä kuin etänä. Kestoltaan koulutus oli kaksi tuntia (klo 8-10). Tässä tapahtuman ohjelma:
- Aamiainen. Ohjelma alkoi aamiaisella, joka tarjoiltiin paikan päällä osallistuville HUONEen Metsä-loungessa ja etäosallistujille lahjakortin muodossa.
- Tervetulovideo etäosallistujille. Kunnollinen ja hymyilevä tervetulotoivotus heti aamusta kuuluu olennaisena osana tapahtumaa myös etäosallistujille, ei vain paikan päälle saapuville vieraille. HUONEella on oma tapansa toivottaa vieraat tervetulleiksi ja halusimme tuoda tämän iloisen tervehdyksen myös etäosallistujille, jotta tunnelma olisi oikeanlainen heti aamusta, ennen viralliseen ohjelmaan siirtymistä.
- Tervetuloa. Osallistujat toivotettiin vielä tervetulleeksi Skillan puolesta. Skilla jakoi omat ajankohtaiset aiheet ja uutiset.
- Tapahtumaetiketti. HUONEe on luonut oman tapahtumaetiketin hybriditapahtumiin. Haluamme varmistaa, että osallistujat niin paikan päällä kuin etänä tietävät miten toimia tilaisuuden aikana, kuinka osallistua ja kysyä kysymyksiä.
- Icebreaker. Aamuun haluttiin luoda tunnelmaa Icebreakerin avulla. Icebreaker toimi nimensä mukaisesti jään murtajana ja loi rentoa tunnelmaa ja oikean suunnan tilaisuudelle. Katso huoneen ideat icebreakereihin hybriditapahtumissa!
- Ensimmäinen osuus – Miten järjestää onnistunut hybriditapatuma. Aamun ensimmäisessä osuudessa sukellettiin konkreettisiin vinkkeihin, joita hyödyntää virtuaali- ja hybriditilaisuuksissa. HUONEelta Hera Choi jakoi vinkit kolmeen osaan: ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja tapahtuman jälkeen.
- Tauko. Vaikka tapahtuma oli kestoltaan lyhyt, otettiin väliin pieni tauko niin etänä kuin paikan päällä osallistuville. HUONE suosittelee aina pitämään osuudet lyhyinä (45min-1h). Erityisesti virtuaalisesti osallistuville on tärkeää päästä tauolle, jotta sisällöstä ei tule liian raskasta ja uutta informaatiota on helpompi prosessoida.
- Toinen osuus -Vierailevat puhujat. Tauon jälkeen oli vierailevien puhujien osuus, jossa jaettiin vinkkejä etävirkistys-ohjelmanumeroihin.
- Fasilitoitu osuus: parhaat käytännöt jakoon! Lopuksi käytiin läpi yhdessä keskustellen tilaisuuden aikana tulleita kysymyksiä ja osallistujat pääsivät jakamaan käytännön kokemuksia omista hybriditapahtumistaan. Mahtavia vinkkejä tuleviin tapahtumiin!
- Yhteenveto ja kiitokset. Lopuksi Skilla piti yhteenvedon aamun ohjelmasta ja toivotti kiitosten saattelemana kaikille inspiroivaa työpäivän jatkoa!
”HUONEen kanssa oli alusta asti helppoa ja kivaa suunnitella yhteistä tapahtumaa. Alkuperäinen idea tuli meiltä, mutta Huoneen Laura ja Sanna ottivat siitä upeasti kopin ja kehittivät sitä pidemmälle. Järjestelyt pelasivat, vaikka sairastumisten myötä tulikin viime hetken säätöä.” Maria Talvela Skilla ry