Miten suunnitella onnistunut kick-off tilaisuus? Mitä kannataa ottaa aloituskokouksen ohjelmalle? Halusimme sukeltaa syvemmin kick-offien maailmaan ja avata tarkemmin millaisia kick-off kokouksia on olemassa. Miten ne eroavat toisistaan ja miten suunnitella oman kick-off kokouksen aikataulu?
Tämä artikkeli auttaa sinua
- tunnistamaan erilaisia kick-off kokouksia: kausi, projektin aloitus ja tiimi
- järjestämään tehokkaan kick-off kokouksen
- ideoimaan omaa kick-off kokousta agenda-esimerkin kautta
Kick-offin tarkoitus
Yhteisen suunnan asettaminen.
Kick-offin, eli aloitustapaamisen tärkeimpänä tarkoituksena on luoda yhtenäinen käsitys sisällöstä ja tavoitteista projektiin osallistuville. On tärkeää tiedostaa erilaisten kick-offien tarkoitus, jotta yhteinen suunta löytyy ja tavoitteet saavutetaan. Käymme eri kick-off tyypit läpi yksitellen.
Kolme eri kick-offia:
1. Projekti kick-off: Yhteisen suunnan asettaminen projektiin osallistuville
Projekti kick-off aloittaa virallisesti uuden projektin kaikkien projektiin osallistuvien jäsenten kesken. Projekteja toteutetaan tiimeinä yhä enemmän ja enemmän ja tämä onkin yleisin kick-off muoto.
Voi olla sekä sisäinen että ulkoinen
Sisäiset projekti kick-offit toteutetaan yleisimmin suurissa organisaatioissa. Päivän tarkoituksena on tutustuttaa projektiin osallistuvat keskenään, sillä kollegat eivät välttämättä ole vielä työskennelleet yhdessä. Päivän aikana käydään läpi yhteiset tehtävät ja tavoitteet. Ulkoisissa kick-offeissa asiakas ja yritys tapaavat yleensä ensimmäisen kerran kaikkien projektiin osallistuvien kesken fyysisesti. Tämä on tärkeä tilaisuus rakentaa yhteisymmärrys kaikkien osapuolten välillä ja aloittaa projekti selkeällä, yhteisellä suunnalla.
Päivän aikana tulisi keskittyä seuraaviin tavoitteisiin:
- Yhteisen suunnan ja tavoitteiden asettaminen.
- Odotusten yhtenäistäminen ja tulevien tehtävien priorisointi.
- Päätökset tulevista yhteisistä työskentelytavoista (esimerkiksi raportoinnista, ongelmatilanteista jne.)
- Aikataulusta sopiminen, sillä tämän yhteisen päivän jälkeen keskitytään toteutukseen.
Muista käydä läpi nämä:
- Esittelyt ja päivän tavoite.
- Projektin tausta.
- Projektin tarkoitus: mitä tulee saavuttaa? Miten tämä on mitattavissa?
- Projektisuunnitelma: selkeä aikataulu, milloin tavataan, miten raportoidaan, mitä tulee olla milloinkin valmiina jatkoa varten.
- Roolit: sidosryhmät, toteutus, päättäjät, vastuulliset.
- Esiin nousevat kysymykset.
2. Kauden aloitus kick-off: motivoi tiimiä tulevaan kauteen
Kausittaiset kick-off kokoukset tapahtuvat yleisimmin vuosittain tai puolivuosittain, tarkoituksenaan suunnata katse tulevaan! Useimmiten vuoden alussa (tai tilikauden alussa), tai uuden sesongin alkaessa (kevät, syksy). Tapahtuma on useimmiten yrityksen sisäinen, joko koko henkilöstön tai tiimin kesken (esimerkiksi myyntitiimi). Kesto voi olla muutamasta tunnista koko päivän tilaisuuteen.
Miksi pitää kauden aloittava kick-off?
Kun kyseessä on ‘vain’ sisäinen tapahtuma päivä jää helposti kiireen keskellä pitämättä. Samat asiat voi kirjoittaa sähköpostiin ja lähettää kaikille. Sähköposti ei kuitenkaan ole paras vaihtoehto. Uusi kausi on arvokas tilaisuus motivoida henkilöstöä uusiin haasteisiin. Tämä on myös hyvä tilaisuus tuoda kaikki yhteen ja juhlistaa yrityksen saavutuksia ja aloittaa uusi kausi oikealla asenteella ja yhteisellä suunnalla. Erityisesti rankan vuoden jälkeen voi menneen jättää taakse ja suunnata katseen kohti tulevaa.
Päivän aikana tulisi keskittyä seuraaviin tavoitteisiin:
- Osallistujien motivointi ja positiivisen energian vahvistaminen.
- Kaikki ymmärtävät yhteiset tavoitteet ja tulevan kauden tärkeyden.
- Tiimihengen nostattaminen ja yrityskulttuurin vahvistaminen.
3. Uuden tiimin kick-off: yhteishengen ja luottamuksen rakentaminen uusien kollegojen kesken
Kasvava yritys, uusia tiimejä ja kollegoja? Uuden tiimin kick-off on loistava tapa tutustuttaa uudet kollegat toisiinsa ja tehdä yhteisiä päätöksiä tulevista työskentelytavoista. Voit viedä tiimin ulos toimistolta, pitää päivän uudessa tilassa ja tunnelmassa. Voit ottaa mukaan myös rentoa tunnelmaa, puheita, ideointia ja toisiinsa tutustumista esimerkiksi afterworkin merkeissä.
Päivän aikana tulisi keskittyä seuraaviin tavoitteisiin:
- Roolien läpikäynti.
- Kuinka tullaan työskentelemään yhdessä (esimerkiksi kommunikointi, tapaamiset jne.)
- Motivaatio, positiivisen energian vahvistaminen.
- Tutustu kollegoihin, rakenna luottamusta!
Agenda-esimerkki kick-off päivään
Myyntitiimin kick-off päivää
- Kesto: 4 tuntia iltapäivällä + afterwork
Agenda-esimerkki
- Lounas (30 min): Aloita päivä lounaalla. Anna tiimillesi mahdollisuus jutella rennosti kollegojen kanssa ennen virallisen ohjelman aloittamista. Tämä on erityisen tärkeää, jos kollegat eivät työskentele samalla toimistolla päivittäin.
- Esittely (10 min): Kun kaikki ovat asettuneet paikoilleen aloita toivottamalla kaikki tervetulleeksi ja kerro selkeästi kick-offin tavoitteet. Esittele agenda ja mitä kaikilta odotetaan.
- Icebreaker (5-10 min): Sen sijaan että hyppäisit suoraan agendaan, ota aluksi pieni icebreaker! Katso ideat toimiviin icebreakereihin!
- Kertaus viime vuodesta/sesongista (30mins): Nyt on hyvä tilaisuus kerrata mitä on tapahtunut jakamalla esimerkiksi toimivat asiat ja ratkaisut menneeltä vuodelta. Voit käyttää aikaa antaaksesi kiitosta tiimin hyvästä työstä.
- Tauko (5-10mins)
- Uudet asiat (45min): Uuden tiedon jakamista ja oppimista, ajankohtaisia myyntistrategioita, prosesseja, uudet tuotteet ja palvelut tulevalle kaudelle.
- Tauko (10min)
- Aktiivista osallistumista (50 mins): Ajatusten vaihtoa, ideointia ja ehdotuksia. Osallista tiimi ja ota heidät mukaan. Jos sinulla on tiedossa jo valmiiksi haaste tai asia, joka kaipaa yhteistä ratkaisua, ota tiimi mukaan. Voit pitää tämän osuuden myös pienryhmissä ja keskittyä esimerkiksi seuraaviin: uusia tuote-ehdotuksia, operatiiviset prosessit, haasteet, resursointi.
- Tauko (10min)
- Suunnittelu (40min): Keskittykää aiemmin nousseisiin ideoihin ja ehdotuksiin ja kääntäkää nämä konkreettiseksi suunnitelmaksi yksilötasolla ja yhdistäkää isompiin tavoitteisiin. Aseta selkeät tavoitteet, vastuualueet ja aikataulut jokaiselle.
- Yhteenveto (10min): Älä koskaan lopeta päivää ilman kunnollista yhteenvetoa. Jos työskentelette pienryhmissä tuo ryhmät yhteiseen tilaan. Muista kiittää kaikkia ja kysyä ainakin seuraavat asiat: saavutimmeko päivän tavoitteet? Miten jatketaan? Onko jokaisella selkeät tavoitteet, vastuut ja aikataulut?
- Motivoi ja levitä positiivista energiaa (voit varata juuri sen verran aikaa kuin tarvitsee): Järjestä rento afterwork päivän lopuksi. Anna osallistujille aikaa jatkaa päivän keskusteluja rennossa ilmapiirissä, verkostoitua ja tutustua.
(HUONEella on oma baari ja keittiö, jotka tarjoavat loistavat puitteet afterworkille)
Kokoustilalla on merkitystä
Kick-off eroaa viikoittaisista palavereista ja on tärkeää valita oikeanlainen tila ja ympäristö parhaan tuloksen saavuttamiseksi. Onnistuneissa kick-offeissa osallistujat ovat motivoituneita ja osallistuvat aktiivisesti päivään, oikeanlainen kokoustila tukee motivaatiota ja vaikuttaa osallistujien käytökseen. Sopivassa tilassa työskentely sujuu ilman keskeytyksiä, turhaa sähläämistä, keskittyminen on helppoa ja tuloksia saavutetaan.