Ensimmäistä kertaa puhumassa verkossa vai kenties takana jo useampi hybridi- ja virtuaalikokous etäpuheenvuoroineen? Puheenvuoron pitäminen kokouksessa ei ole uusi asia, mutta verkkoympäristö luo omat haasteensa. Muutamalla vinkillä muutat helposti puheenvuorosi vaikuttavaksi ja yleisöä motivoivaksi. Virtuaaliset ja hybridikokoukset ovat tulleet jäädäkseen ja viimeistään nyt on aika ottaa opiksi ja hyödyntää uutta ympäristöä, jotta oma etäpuheenvuoro onnistuu. Tässä vinkit hyvään etäpuheenvuoroon!
Vinkkimme toimivat juuri sinulle, jos:
- Olet hermostunut ja epävarma kameran edessä
- Et ole tottunut pitämään puheita ja esiintymään verkkoympäristössä
- Et juurikaan nauti julkisesti esiintymisestä ja puheiden pitämisestä
- Haluat motivoida yleisöä ja pitää vaikuttavamman puheenvuoron verkossa
Blogista löydät vinkit kahteen yleisimpään haasteeseen etäpuheenvuoroissa:
- Täydellinen ympäristö etäpuheenvuoron pitämiseen
- Vinkit hyvään etäpuheenvuoroon, jotta puheesi olisi vaikuttavampi
Täydellinen ympäristö etäpuheenvuoroon
Perusasioita ei saa unohtaa. Olet puhumassa yleisölle, joten kaikkien tulee kuulla sinut hyvin ja selkeästi. Heidän tulee myös nähdä sinut. Nämä kaksi asiaa ovat korostetun tärkeitä virtuaali- ja hybridikokouksissa, jossa toimitaan verkkoympäristössä.
1. Kuuluuko?
Uskallamme väittää, että tärkein osa missä tahansa hybridi- ja virtuaalikokouksessa on, että kaikki kuulevat hyvin. Paino sanalla kaikki, sillä ääni ei kulje vain sinulta osallistujille, myös sinun tulee kuulla heidät. Käydään siis läpi muutama perusasia:
- Varmista että ympäristö on rauhallinen etäpuheenvuoroa varten: olit sitten kotona tai toimistolla, varmista ettei ympärilläsi ole pienintäkään taustahälyä etäpuheenvuorosi aikana.
- Eliminoi häiriötekijät: puhelin äänettömälle, tietokoneen ilmoitusäänet pois, tarkista ettei mikään kodinkone ole päällä (esim. tiskikone, pesukone) ja aiheuta taustahälyä. Muista että pieninkin ääni saattaa kuulua yleisölle ja häiritä keskittymistä.
- Älä pelkää mikrofonin käyttöä. Mikrofonilla todella on vaikutusta äänen laatuun ja puheeseen. Markkinoilta löytyy monenlaisia vaihtoehtoja, myös edullisia.
- Varmista että kaiuttimesi toimii. Kuten jo mainitsimme, sinun tulee kuulla yleisö. Sinulla saattaa olla Bluetooth kaiutin tai käytät tietokoneen omaa kaiutinta, kaikki käy. Muista vain varmistaa, että kaiutin on päällä!
2. Näkyykö?
Et astele lavalle kasvot peitettynä pitäessäsi puhetta liveyleisölle. Miksi siis pitäisit kameran suljettuna etäpuheenvuorossa? On luonnollista, että yleisö haluaa nähdä kasvosi ja ilmeesi selkeästi etäpuheenvuoron aikana. Tässä siis muutamia perusasioita:
- Eliminoi häiriötekijät: samalla tavalla kuin äänen kanssa. Vältä ylimääräisiä tavaroita ja sotkua taustalla, sillä nämä häiritsevät yleisöä ja ohjaavat keskittymistä muihin asioihin kuin etäpuheenvuoroosi.
- Valaistuksella on merkitystä: Tärkeintä on, että et istu selin ikkunaan! Valonlähteen tulee aina olla edessäsi, ei koskaan takana. Vältä myös takanasi olevia ikkunoita tai peilejä, sillä niistä yleisö voi nähdä häiritseviä heijastuksia.
- Nosta tietokoneesi tai kamera silmiesi tasolle. Jos pidät etäpuheenvuoron kannettavalta tietokoneelta, voit laittaa kirjoja tietokoneen alle, jotta kamera on korkeammalla. Näin saat alaviistoa paremman kuvakulman.
(Esimerkki: Valonlähde takana häiritsee yleisöä, eikä anna ammattimaista vaikutelmaa)
Vinkit vaikuttavampaan etäpuheenvuoroon
Nyt perusasiat ovat kunnossa. Meillä olisi vielä muutamat vinkit hyvään etäpuheenvuoroon, jolla saat puheesti vaikuttavammaksi.
1. Käy säännöt selkeästi läpi
Haluatko yleisösi osallistuvan? Heidän täytyy tietää milloin, miten ja missä! Erään webinaarin jälkeen osallistuja ihmetteli:
“En tiennyt voinko laittaa mikrofonin päälle ja vain kysyä, vai pitäisikö kysymys kirjoittaa chattiin. Vai olisiko sittenkin ollut paras ‘viitata’ ja odottaa puheenvuoroa. Kukaan ei kertonut miten toimia.”
On erittäin tärkeää osallistujille tietää virtuaali- tai hybriditilaisuuden säännöt, kuten:
- Aikataulu. Käy aika taulu alussa läpi ja palaa siihen tarpeen mukaan, mikäli lisää osallistujia liittyy mukaan kesken puheesi. Esimerkiksi: “tulossa on ensimmäinen 30 minuutin osuus, jonka jälkeen on 5 minuutin tauko, sitten toinen 30 minuutin osuus, jonka jälkeen pidempi 15 minuutin tauko” jne.
- Milloin voi puhua ja kysyä? Esimerkiksi: koska vain tai puheenvuoron lopuksi
- Miten voi puhua ja kysyä? Esimerkiksi: ‘viittaamalla’, jolloin etäpuhuja antaa puheenvuoron
- Missä voi puhua ja kysyä? Esimerkiksi: itse kokouksessa tai virtuaalisessa breakout-tilassa
2. Muista katsekontakti: katso kameraan, älä muiden osallistujien kuvia tai omaa kuvaasi
Oletko koskaan etäpuheenvuorossa tuntenut, että puhut vain itsellesi? Tämä on itseasiassa erittäin yleistä etäpuheenvuoroissa virtuaali- ja hybridikokouksissa. Koska paikalla ei ole fyysisesti ketään, jonka kanssa muodostaa katsekontakti, katse harhailee.
Jokainen tietää, että katsekontaktin luominen on tärkeää, jotta yleisö saadaan mukaan. Sen sijaan että katsoisit tietokoneen ruudulta itseäsi tai pieniä ruutuja, jotka virtuaalikokouksessa ovat yleisö, kuvittele itsellesi yleisö kamerana toimivan mustan pienen pisteen sisään. Ensin tämä tuntuu erittäin oudolta, mutta takaamme että osallistujat kokevat katsekontaktin ja etäpuheenvuorosi on vaikuttavampi.
Etäpuheenvuoron aikana sinulla saattaa olla tarve katsoa myös muualle, esimerkiksi materiaalejasi, ja se on täysin okei. Varmista kuitenkin, että katsot säännöllisesti siihen pieneen mustaan pisteeseen, kameraan, kuten katsoisit liveyleisöä.
(Vasemmalla: puhuja katsoo näyttöä, oikealla: puhuja katsoo kameraan)
3. Pidä etäpuheenvuorosi tiiviinä tai pidä taukoja
Tämä on helppo toteuttaa ja näet eron heti. Suosittelemme että pidät etäpuheenvuorosi lyhyempänä kuin pitäisit livepuheenvuoron, sillä virtuaalisesti keskittymiskyky on usein lyhyempi. Voit myös jakaa puheen kahteen osaan, jotta aikaa ei kulu kerralla yli 30 minuuttia. Vinkkinä vielä, että voit kertoa jo etukäteen aikataulusta tarkemmin: ‘Puheenvuorossani tulee olemaan kaksi osaa, joiden välissä pidämme nopean 5 minuutin tauon’ näin yleisö tietää mitä odottaa.
4. Pukeudu fiksusti
Vaikka etäpuheenvuorossa yleisö näkee sinut normaalisti vain hartioista ylöspäin, ei silti kannata jättää housuja pois. Pukeudu fiksusti päästä varpaisiin. Suosittelemme pitämään etäpuheenvuoron seisten, jos mahdollista. Kun pukeudut kunnolla, sinulla on parempi ryhti ja olet myös henkisesti itsevarmempi ja ammattimaisempi.
5. Aloita vahvasti
Hyvällä ensivaikutelmalla on merkitystä. Puheesi alku on kuin ensivaikutelman luominen. Panosta siis aloitukseen! Tutkimukset osoittavat että jopa 5 sekuntia voi määrittää otetaanko henkilöä vakavasti, joten yritä tehdä ensimmäisistä etäpuheenvuoron sekunneista luontevia.
Evon Blomstedt, HUONEen toimitusjohtaja ja perustaja, jakoi vinkin: yritä aina samaistua yleisöösi. Hän jakoi omakohtaisen kokemuksen etäpuheenvuoron pitämisestä Kööpenhaminaan omasta olohuoneestaan; Kun hän näki yleisön kävelevän paikalle kuohuviinilasi kädessään, hän kävi kaatamassa lasillisen myös itselleen, aloitti puheen kohottamalla lasinsa ja toivottamalla kaikki tervetulleeksi. Tämä pieni ele loi tunteen yhteenkuuluvuudesta ja samassa paikassa olemisesta.
6. Osallista yleisösi. Muista ottaa kaikki huomioon.
Tämä on yksi yleisimmistä vinkeistä etäpuheenvuorojen pitäjille. Kuitenkin unohdamme helposti etäyleisön, erityisesti hybriditapahtumissa, jossa paikalla on kaksi eri yleisöä: livenä paikallaolijat ja etänä virtuaalisesti osallistuvat. Myös YLE korostaa artikkelissaan etäosallistujien palaveriin mukaan ottamista.
Jokainen yksilö haluaa tulla nähdyksi ja kuulluksi. Voit kutsua virtuaalisessa yleisössä olevia aina etunimellä. Esimerkiksi: kun kysymys ‘Herättääkö tämä aihe ajatuksia?’ muotoillaan ‘Maria, voisitko jakaa ajatuksesi aiheesta?’ ottaa puhuja aivan eri lailla yleisöä huomioon. 
7. Harjoittele.
Tämä saattaa kuulostaa itsestään selvältä, mutta harjoittele esiintymistäsi ennakkoon. Näin pystyt ennakoimaan mahdolliset sudenkuopat ja harjoittelemaan yleisön huomioimista.
Ottamalla käyttöön nämä vinkit hyvään etäpuheenvuoroon onnistut varmasti!
Lue miten motivoida etäkokoukseen osallistuvia