Kokoukset. Ne hiipivät päivittäiseen työelämäämme ja asettuvat taloksi. Ja hyvin asettuvatkin. Kokouksista on tullut niin rutiininomaisia, että harvoin edes ajattelemme niitä. Tässä kuusi faktaa kokouksista lukuina:
1. Vietämme kokouksissa enemmän aikaa kuin koskaan
Teknologian kehityttyä suurin osa päivittäisistä keskusteluistamme tapahtuu verkossa. Tuntuisi loogiselta, että suurempi osa viestinnästä tapahtuisi virtuaalisesti ja ‘kokouksia’ olisi vähemmän. Tästä huolimatta luvut kertovat täysin päinvastaisesta trendistä.
Keskimääräinen työntekijä osallistuu 62 kokoukseen kuukaudessa, mikä tarkoittaa noin 15 kokousta viikossa. Oletko laskenut kuinka moneen kokoukseen osallistut?
Jos olet ylemmän tason päällikkö tai yritysjohtaja, tilanne voi olla vielä hurjempi. Vietät tällöin keskimääärin 60% ajastasi kokouksissa, mikä tarkoittaa 23 tuntia viikossa. Jokainen päivä on kiirehtimistä kokoushuoneesta toiseen.
Tämä ei ole välttämättä hyvä uutinen, sillä useat tutkimukset viittaavat siihen, että mitä useampiin kokouksiin työntekijät osallistuvat, sitä uupuneemmiksi he tuntevat itsensä ja sitä suuremmaksi he kokevat työkuormansa.
2. Ovatko palaverit tehokkaita?
Tämä tarkoittaa, että 50 % kokousajasta koetaan hukkaan heitetyksi, ja tärkeämmin, hukkaan heitetyksi rahaksi.
David Gradley mainitsee TED Talkissa: “Meillä on kokouksia koskeva maailmanlaajuinen ongelma.” Hän nimittää tätä MAS-syndroomaksi eli Mindless Accept Syndromeksi. Se tapahtuu heti kun saat kutsun sähköpostiisi ja kun vahvistat osallistuvasi kokoukseen miettimättä asiaa sen tarkemmin
3. Yli 70% tekee muita töitä kokouksessa ja 90% istuu omissa ajatuksissaan
Luultavasti aika usein huomaa kollegan (tai itsensä!) kävelevän kokoushuoneeseen ja jatkavan sen jälkeen ‘kiireellisiin’ sähköposteihin vastaamista.
Tätä ‘multitaskaamista’ tapahtuu koko ajan. Ajatuksesi alkavat harhailla, koska vain kaksi ihmistä kymmenestä jatkaa keskustelemista keskenään, halliten siten kokousta. Usein paikalle on kutsuttu liian monta henkilöä sen sijaan, että vain päivän tavoitteen kannalta keskeiset henkilöt olisivat paikalla. Jotkut kokevat kokoukset vain käsillä olevan tehtävän häiriötekijöiksi.
4. 25 % ajasta käytetään epäolennaisista aiheista puhumiseen
Pelkkä keskustelu ilman yhteistä tarkoitusta on sama kuin päämäärätön jutustelu. Erityisesti silloin kun kokoontumisen syytä ei ole sovittu ja ilmaistu selkeästi etukäteen, ihmiset eivät yleensä tiedä, mihin keskittyisivät seuraavaksi.
Kun eräs kansainvälisesti tunnustettu teknologiayhtiö tutki 30 000 työntekijänsä mielipiteitä, saatiin selville, että vain 54 % kokouksissa käytetystä ajasta oli hyödyllistä. Huh!
5. 300 000 tuntia vuodessa
Michael Mankins keräsi dataa siitä, kuinka paljon viikkopalavereihin kuluu aikaa isoissa organisaatioissa vuosittain. Tulos oli shokeeraava – 300 000 tuntia vuodessa! Tätä kutsutaan ´ripple´-efektiksi eli heijastusvaikutukseksi. Kuinka se toimii? Johtoryhmän kokoukseen itsessään kuluu jo 70 000 tuntia vuodessa, mutta ennen tapaamista 11 yksikön esimiestä tapaa ja tätä palaveria varten on taas tapaaminen jokaisessa yksikössä 21 tiimiläisen kesken. Näiden yksikön tiimiläisten kesken on taas valmistelupalaveri tätä palaveria varten jne. – kierre on valmis!
Jos aika on jonkun kallisarvoisin sijoitus, eikö silloin olisi syytä ajatella, paljonko he saavat vastinetta sijoitukselleen?
6. Vähemmän kokouksia?
Osaavatko kaikki vastata kysymykseen ‘Miksi olemme täällä tänään?’
Kokoukset ovat missä tahansa bisneksessä elintärkeä tapa synnyttää ja jakaa uusia ideoita, päästä ratkaisuihin ja keskustella tärkeistä asioista. Ne eivät kuitenkaan aina ole välttämättä tarpeellisia. Ennen kuin lähetät kokouskutsuja ihmisille, odota hetki ja mieti, mitä aiot sillä saavuttaa – mikä on päivän tavoite? Pidä huoli, että olet miettinyt tilannetta tai aihetta ja miten saat kokouksesta hyödyllisen kaikille. Näin tehtyäsi voit varmistua, että kutsut paikalle vain niitä ihmisiä, jotka ovat aidosti keskeisiä tavoitteen saavuttamiselle.
Kun olet koonnut oikeat ihmiset kokoukseen, jolla on huolellisesti suunniteltu agenda, on aika saada osallistujat aidosti mukaan. Kuinka voit taata, että kokouksessa kuullaan aktiivisia dialogeja yksinpuhelun sijasta? Ideoi, miten saat kaikki osallistumaan keskusteluun.
Lopuksi: Mukava uutinen!
Hyviä uutisia? 92% kokousten osallistujista pitää silti kokouksia hyvinä tilaisuuksina tehdä yhteistyötä, keskustella ja tuoda omaa panostaan organisaatiolle. Kokousten vain täytyy olla niitä fiksuja kokouksia. Vaihdetaan siis tylsä luovaksi, hukka-aika tuottoisaksi! On aika keskittyä miettimään, miten käytämme aikamme jokaisessa kokouksessa ja saamme siitä täyden hyödyn!
Kuinka vähentää skippaajien määrää kokouksissa?
Lähteet: Ted, Atlassian, Visual.ly