Useimmille yrityksille hybriditapahtuman järjestäminen on uutta, jopa haastavaa. Etäosallistujat ovat nykyään arkipäivää, ja virtuaali- sekä hybriditoteutukset ovat tulleet jäädäkseen. Viimeistään nyt on siis aika alkaa toteuttaa myös hybriditapahtumat laadukkaasti! Pasi Örn, PodStudion perustaja ja hybridi- ja virtuaalitapahtumien ammattilainen jakaa teille 5 vinkkiä onnistuneen hybriditapahtuman toteutukseen.
Yli 90 % uskoo tulevissa kokouksissa olevan mukana ainakin yksi etäosallistuja. Hybrdimuotoisen tapahtuman toteutus tuo kuitenkin mukanaan useita haasteita, kuten kahden eri yleisön osallistamisen samaan aikaan. Tässä viisi tapaa varmistaa, että seuraava hybriditapahtumasi on menestys!
1. Muista tauot ja vältä liian pitkiä osuuksia
Suunnitellessa hybridi- tai online-tapahtumaa on tärkeää miettiä kokonaisuutta etäosallistujien näkökulmasta. Riittävät tauot ja liian pitkäkestoisten osuuksien välttäminen edesauttavat etäosallistujien keskittymistä ja osallistumista. PodStudiolla käymme aina ennen tapahtumaa asiakkaan kanssa läpi tarkan aikataulun, ja kasaamme tapahtuman ajolistan johon on kirjattuna jokaisen osuuden kesto, esiintyjät ja tauot. Tämä helpottaa tapahtuman aikataulun seuraamista ja mahdollistaa pienet muutokset joustavammin. Suosittelen myös erillisen studio-ohjaajan varaamista pidempiä tapahtumia varten. Hänen roolinsa on varmistaa, että tapahtuma etenee aikataulun mukaisesti.
2. Tee yksinkertaisempia kalvoja esitystä varten
Tämä on toki tärkeää ihan perinteisissäkin tapahtumissakin. Studiolla voimme varmistaa, että esityksesi näkyy hyvin, suuressa 85” näytössä, mutta kun striimaamme, emme voi tietää minkä kokoiselta ruudulta etäosallistujat tätä seuraavat. Se voi toki olla myös iso ruutu, mutta käytössä voi olla myös tabletti tai vaikka kännykkä.
Vältä siis liikaa tekstiä yhdellä kalvolla. Voit hyvin jakaa tekstin useammalle kalvolle. Koita myös muistaa kommunikoida aktiivisesti yleisön kanssa ja vältä sanomasta “kuten voitte lukea kalvolta”. Voit lähettää lisää tietoa ja infoa myös tapahtuman jälkeen, tai ohjata osallistujia lukemaan lisätietoja esimerkiksi kotisivuiltanne.
…koita myös muistaa kommunikoida aktiivisesti yleisön kanssa ja vältä sanomasta “kuten voitte lukea kalvolta”
3. Hyödynnä teknisen tuen mahdollisuus osana hybriditapahtumaa
Webinaarin tai hybriditapahtuman toteuttaminen ovat kaksi eri asiaa. Tietysti molemmissa keskiössä on laadukas video ja ääni, mutta kaksisuuntaisen kommunikoinnin mahdollistaminen paikalla olevan yleisön ja etäyleisön välillä aiheuttaa usein lisähaasteita. Kuulevatko kaikki etäpuheenvuoroa pitävän esiintyjän ja kuulevatko etäosallistujat kaiken mitä studiossa keskustellaan?
Studiollamme on käytössä useita headset- ja käsimikrofoneja. Ääniteknikkomme varmistaa, että oikea mikrofoni on aina aktiivisena ja kuvaaja varmistaa, että etäyleisö näkee juuri oikeat asiat ja kuvakulmat, kuten esiintyjät, esitykset tai yleisön. Voimme myös ohjata ääntä etäosallistujilta kuuluvaksi studioon kaikille paikalla olijoille.
Studiossa olevien useiden eri näyttöjen avulla voimme näyttää etäyleisön paikalla oleville ja erityisesti esiintyjälle. Näin myös etäyleisön kanssa vuorovaikutus on helpompaa.
(PodStudio on toteuttanut useita hybridi- ja virtuaalitapahtumia yhdessä HUONEen kanssa.)
4. Muista varata aikaa harjoittelulle
Kyllä, esityksen harjoitteleminen on toki aina tärkeää. Livestriimauksissa ja hybriditapahtumissa on yhtä tärkeää varata tarpeeksi aikaa koko tilaisuuden aikataulun ja osien läpikäymiseen. Näin varmistat, mitä tapahtuu milloinkin ja voit keskittyä rauhassa esitykseesi.
Online-palaverit ennen itse tapahtumaa antavat hyvän kuvan tapahtuman rakenteesta, jonka perusteella rakennamme ajolistan. Noin tunti ennen tapahtuman alkua on hyvä varata vähintään 15 minuuttia aikaa ajolistan läpikäyntiin. Samalla käymme läpi mikrofonit, kamerat sekä mahdolliset viimeiset muutokset aikatauluun. On myös tärkeää varata aikaa esityskoneen tarkistamiseen, jotta itse esitykset ovat valmiina ja näkyvät toivotusti.
5. Luotettavat kumppanit osana hybriditapahtumaa
Olemme kaikki olleet osana online-tapahtumaa ja pienimuotoisen, yksinkertaisen, virtuaalitapahtuman toteutus onnistuu myös itsenäisesti. Kuitenkin, kuten jo olemme todenneet, isomman kokonaisuuden toteuttaminen laadukkaasti vaatii osaamista ja useita käsipareja. Tällöin korostuu osaavien kumppanien tarve, sillä heidän mukaan ottamisella on suuri vaikutus lopputuloksen kannalta!
Haluaisitko nostaa perinteisen MS Teams tai Zoom tapaamisen seuraavalle tasolle? Esimerkiksi useiden kameroiden ja kuvakulmien käyttö luo dynaamisemman näkyvyyden ja nostaa tapahtuman laatua. Ja kyllä, voitte edelleen käyttää omaa kokousalustaanne, kuten Teams, Meet, tai Zoom.
Kun toteutetaan hybridimuotoista tapahtumaa, jossa mukana on kaksi yhtä tärkeää yleisöä, suosittelemme ottamaan mukaan myös tapahtumakumppanin, kuten HUONE, joka mahdollistaa paikan päällä osallistuville laadukkaat palvelut. Sekä tietysti laadukkaan teknisen kumppanin mahdollistamaan tasokkaan kuvan ja äänen etäosallistujille. Näin voit itse keskittyä tapahtuman tavoitteeseen, sisältöön ja itse osallistujiin, niin paikan päällä kuin etänä.
Pasi Örn on PodStudion perustaja, joka on HUONE Helsingin luotettu kumppani vuodesta 2020. Hän on digitaalisen median tuottaja yli 15 vuoden kokemuksella. Pasi on ollut mukana useissa erilaisissa tapahtumissa ja monessa erilaisessa roolissa, kuten tuottajana, puhujana, suunnittelijana, esiintyjänä – niin paikan päällä kuin online-tapahtumissa. Hänen intohimonsa on rakentaa ideoista toimivia käytännön kokonaisuuksia ja ‘Pienestä ajatuksesta isommaksi ideaksi‘ onkin PodStudion konseptin ydin.