Pandemien har påvirket arbejdsgange i de fleste virksomheder og brancher. Det påvirker, hvordan og hvor man arbejder. Afstanden mellem os behøver ikke at være en hindring for at afholde effektive møder. Her er nogle tip til, hvordan du kan få et produktivt møde.
Det mest udfordrende aspekt af virtuelle møder er at fastholde folks opmærksomhed. Ligesom med møder ansigt-til-ansigt er det vigtigt at engagere deltagerne. Her kommer nogle tip, der kan hjælpe dig med dette.
1. Involver de rette deltagere
At involvere de rette deltagere i et møde er en basal huskeregel. Med en for stor deltagerskare risikerer man lettere, at ikke alle får bidraget til dialogen. Hold gerne antallet under 10 personer og sørg for, at alle forstår deres funktion i selve mødet. Den kunne f.eks. være en facilitatorrolle til et bestemt emne for en agenda, ordstyrer eller referent. Dette giver hver deltager en ansvarsfølelse og øger engagementet.
2. Bliv enige om værktøjer og mediet
Der findes mange budgetvenlige løsninger til videokonferencer. For eksempel tilbyder Microsoft en ny 6 måneders gratis prøveperiode for Teams, som inkluderer møder og samarbejdsfeatures. Der findes også webinar-værktøjer såsom Zoom, hvor du kan holde gratis webinarer/meetingsmøder for op imod 100 personer (med en tidsgrænse) og GoToWebinar.
3. Send dagsordenen ud på forhånd – og overhold den
Del dagsordenen, før online-mødet finder sted. Sørg for, at der er enighed om emnerne og målsætningerne for mødet på forhånd. Vær ekstra opmærksom på forarbejdet, så der ikke spildes tid på at læse informationer op, som deltagerne kunne have forberedt sig på inden. Det giver dem tid til at reflektere over mødeemnerne og skaber en højere kvalitet i selve mødeindholdet.
Udnyt mødetiden optimalt ved at fokusere på emner, der kræver gruppens samlede indsats og opmærksomhed. Sørg for at have en ordstyrer til hvert emne og lave en klar tidsplan for hvert punkt på dagsordenen.
4. Hold kameraet tændt!
Mange slukker for kamerafunktion af forskellige årsager; måske er der distraktioner på hjemmekontoret i baggrunden, måske føles det ikke så komfortabelt, måske er lyset ikke optimalt. For at holde koncentrationen blandt deltagerne er det dog en god investering at holde kameraet tændt. På denne måde sikrer du øjenkontakt og den fulde opmærksomhed på mødet fra alle deltagende.
At holde kameraet tændt fører beviseligt til mere engagerende møder. Det viser folks reaktioner og non-verbale tegn på, i hvilken retning mødet går. At samarbejde online kræver ligeså meget holdånd og energi som et ansigt-til-ansigt-møde. Så hold kameraet tændt!
5. Sørg for at alle bliver hørt og brug deres navne
I et virtuelt møde er det vigtigt at stoppe op ofte og tage temperaturen på humøret og engagementet. Og give taletid til alle. Tag en spørgerunde, lav en check-in.” –Nick Morgan
Facilitatorens rolle er meget vigtig. Vær sikker på, at du får lavet en check-in med deltagerne, før du går videre til næste punkt på dagsordenen. For eksempel kan facilitatoren spørge “Robert, giver det her mening for dig?” og gentage spørgsmålet til næste deltager “Og hvad med dig, Sofie?”.
Det lyder måske overflødigt og tidskrævende, men det vil øge følelsen af at være inkluderet som deltagere. Ikke fordi folk skal tale oven i hinanden eller føle sig fremhævet mod deres vilje, men fordi vigtigheden af deres tilstedeværelse skal anerkendes. Hvis du oplever tekniske udfordringer, kan du med fordel anvende chatfunktionen til at få deltagerne i tale.
6. Lav nogle grundregler
Ligesom i et ansigt-til-ansigt-møde er det vigtigt at have nogle grundregler for at øge fokus og engagement. Grundlæggende er det vigtigt at “møde op” og være tilstede. For at opnå det kan du med fordel huske på de følgende principper:
- Test dit udstyr på forhånd (f.eks. download softwaren, test mikrofonen etc.)
- Vær sikker på, forbindelsen virker, inden mødet starter. Når mødet går i gang, er det vigtigt, at dagsordenen ikke skrider pga. wifi og lignende.
- Hold det kort. Lange møder gør det vanskeligere at fokusere. Overvej, om du kan inddele mødet i flere kortere dele.
- Vent med smalltalk til senere Det er altid hyggeligt at catche up med ens kollegaer, men sørg for at finde tid til at gøre det senere.
- Multi-tasking er et no-go. Hold øjnene på bolden og vent med andre opgaver til senere.
- Præsenter deltagernes navne først.
- Mute mikrofonen for at eliminere baggrundsstøj i plenum (og sørg for, folk ved, du stadig deltager, selvom mikrofonen er slået fra)
- Hold kommentarerne korte og sørg for, taletiden går på tur mellem jer.
7. Debrief ved mødets afslutning
Brug de sidste 5-10 minutter på at afrunde mødet. Det er en mulighed for at binde trådene sammen og følge op på, hvad der fremadrettet skal gøres. Sørg for at holde det kort og nøjes med afrunding, og hvis der er brug for mere tid til samtaler, så aftal et nyt møde dedikeret til at følge op.
Hvis du har flere gode tip til effektive møder, så tøv ikke med at dele dem med os i HUONE! I HUONE er vores kunder og deres sikkerhed vores førsteprioritet.