71% mener, at møder ofte ikke er produktive og er ineffektive. Koden til at afholde produktive og meningsfulde møder er at have en klar dagsorden og formål for mødet. Men du er også nødt til at skrive et godt mødereferat, så du efterfølgende kan følge op på mødet. Det gode mødereferat samler alt på ét sted og danner et overblik over mødet. Med andre ord er mødereferatet med til at skabe bedre møder.
Din chef har bedt dig om at være referent til dagens møde og dermed skrive mødereferatet. Føler du dig stresset eller nervøs over, om du nu fanger alt på mødet og får skrevet et perfekt, fyldetsgørende referat? Det er faktisk meget lettere at skrive et godt mødereferat end du tror! Hos HUONE ønsker vi at skabe bedre møder, og derfor har vi sammensat en kort guide til, hvordan du skriver gode mødereferater.
Vi ved, at det kan være svært at skulle følge med i mødet samtidig med at skrive referat. At skrive et effektivt og godt mødereferat handler om, at fokusere på det grundlæggende og holde det enkelt!
Hvad består et mødereferat af?
Ingen forventer, at du noterer hvert et minut af mødet ned! Kort sagt skal du blot notere alle beslutninger og handlingspunkter ned. Mødereferatet skal dokumentere essensen af, hvad der skete på mødet. Det hjælper os med at huske, hvad der blev diskuteret og besluttet og det opdaterer dem, der ikke kunne deltage. Det er også et værktøj, der gør det muligt for dig at følge op på de handlingspunkter, du noterede og om de er udført til tiden.
Du kan finde mange skabeloner til mødereferater online. Men du kan også selv lave et enkelt excelark eller et Google Sheet. Fordelen ved et Google Sheet er, at du har mulighed for at dele referatet med de andre mødedeltagere. På den måde kan de andre nemt kommentere i dokumentet, og du undgår at skulle kopiere og indsætte for meget tekst du får tilsendt fra de andre! Skriver du referat til et fast ugentligt møde, er det en god idé at skrive referatet i samme dokument. På den måde kan I hurtigt vende tilbage til sidste møde efter behov.
Mødereferater indeholder ofte:
- Dato
- Navn på mødedeltagere
- Mødets start- og sluttidspunkt
- Status på igangværende opgaver fra sidste møde
- Beslutninger fra mødet
- Nye opgaver fra mødet:
- Hvem er ansvarlig for at opgaven fuldføres?
- Hvem støtter opgaven?
- Opgavens tidslinje eller deadline
- Overvejelser, hvorvidt opgaven kan fuldføres af én medarbejder, eller om den skal overdrages på et tidspunkt?
- Opgavestatus:
- Grøn = Fuldført
- Gul = Igangværende
- Rød = Opgave endnu ikke påbegyndt
- Sort = Hjælp er nødvendigt
- Fremtidige beslutninger der skal tages
Sådan forbereder du det gode mødereferat
Du skal sørge for, at dit møde skaber værdi. Dine mødedeltagere skal vide, hvorfor mødet finder sted. Hvis de ikke kender mødets formål, kommer de måske uforberedte og chancen for, at mødet bliver en succes er lille – til trods for at du har forberedt et godt mødereferat!
- Det er en god idé at forberede dit mødereferat så meget du kan inden mødet. Forbered de rette kolonner, linjer og titler så du blot skal udfylde informationerne. Du kan på forhånd udfylde: dato og tidspunkt samt navne på mødedeltagerne.
- Del det forgående mødereferat til mødedeltagerne et par dage inden. Mind folk om, hvad I snakkede om på sidste møde og bed dem udfylde status på tidligere tildelte opgaver.
- Send dagsordenen ud til alle mødedeltagerne før mødet. Det kan også være en fordel at skrive punkterne på et whiteboard i mødelokalet. På den måde har I en oversigt over, hvad I skal nå på dagens møde.
Sådan håndterer du mødereferatet under mødet
Under mødet er din opgave at notere beslutninger og andre vigtige punkter, så disse ikke glemmes.
- Forhold dig objektivt, mens du noterer. I den ene kolonne ønsker du måske at notere opgaven og i den næste kolonne en uddybning af opgaven. Noter alle vigtige detaljer! I stedet for at skrive “planlæg event” så skriv alle detaljer ned, for eksempel “planlæg arrangementet for virksomhed A og der skal tages hensyn til X. Målet er Y og udfordringen kan være Z”.
- Er det du noterer hverken en beslutning eller en arbejdsopgave, er det sandsynligvis noget, der ikke behøves at være i dit mødereferat. Hold dit mødereferat enkelt og skåret ind til benet.
- Har du mistanke om, at I vil have svært ved at nå til enighed ved nogle af punkterne på dagsordenen? Du kan med fordel forberede et whiteboard eller en særskilt kolonne i dit mødereferat, hvor du noterer de punkter ned som kræver fremtidig beslutning eller perspektiver fra andre i organisationen, som ikke er til stede på mødet.
- Sørg for at der ikke tildeles åbne opgaver til for mange mødedeltagere under mødet. Det er let at give ansvaret for en given opgave videre, hvis der er for mange mennesker på samme opgave. Det kan resultere i, at ingen tager ansvar for opgaven!
- Men sørg samtidig for, at ALLE opgaver bliver tildelt en person! Vær realistisk og tag ikke flere opgaver end du kan klare. Det er okay at sige fra og bede om hjælp.
- Hold styr på at I ikke bruger for lang tid på ét punkt på dagsordenen. Sørg for at I når alle punkterne!
- Dobbelttjek altid den endelige beslutning før du går videre til næste punkt!
Sådan renskriver du dit mødereferat
Efter mødet er det tid til at renskrive og læse korrektur på dit mødereferat.
- Gennemgå og organiser dine notater fra mødet. I stedet for at organisere beslutninger og handlingspunkter i kronologisk rækkefølge kan du organisere dem efter relevans. Start med de vigtigste punkter!
- Sæt deadlines for opgaverne. Alle har travlt med deres daglige gøremål. Sæt deadlines og følg op!
- Del dit mødereferat med dine kollegaer. Giv dem 24 timer til at gennemgå dokumentet og vende tilbage med eventuelle kommentarer.
- Send en e-mail med en påmindelse en uge efter mødet og mind dine kollegaer kærligt om at udføre deres tildelte opgaver.
- Mind dine kollegaer om, at opdatere status på deres opgaver inden næste møde.
- Start næste møde med at gennemgå det forrige mødereferat og giv en kort opdatering.
At skrive gode mødereferater bliver nemmere for hver gang. Fortæl os gerne om dine tips til at skrive gode mødereferater!