Mange virksomheder har allerede implementeret nye hybride arbejdsgange for deres teams for at imødekomme en ny arbejdskultur fra efteråret 2021. Det er tydeligt, at hybride formater vil præge vores arbejde post-pandemien på den ene eller anden måde. Et nyligt studie viser, 97% af alle virksomheder planlægger hybridarbejde i en eller anden form. Så hvis du planlægger at skabe mere permanente hybridløsninger for dit team, er du ikke ene om det. Men hvordan skal arbejdet så tilrettelægges?
En one-size-fits-all løsning findes ikke
Først og fremmest er det vigtigt at forstå, at der ikke findes en one-size-fits all løsning på hybridarbejde. Det skyldes, at behov og ønsker varierer alt efter om du er ansat eller leder. Der er desuden forskel på virksomhedstyper. Mennesker motiveres ligeledes af forskellige ting, og deres opgaver er ikke nødvendigvis ens. Så hvordan skal man guide og lede ens team? Skal man lade ens ansatte bestemme selv, hvilke hjemmearbejdsdage de vil have? Eller lade de samme regler gælde for hele teamet?
Trin 1. Find ud af medarbejdernes ønsker
Som leder må man anerkende, at ansattes behov og ønsker har udviklet sig efter pandemien brød ud. The studie af PwC viser, at der er forskel på forventninger fra medarbejdere og ledere, når det drejer sig om en optimal tilrettelæggelse af hybridarbejde. Medarbejdere forventer mere hybridarbejde i fremtiden, hvorimod en højere procentdel af ledere foretrækker at vende tilbage til præ-corona kontortid såsnart som muligt.
Det er vigtigt, at managers og ledere udvikler nye hybride arbejdsgange i fællesskab med medarbejderne, da det er den mest effektive måde at motivere ansatte til at komme med ombord på nye løsninger.
Trin 2. Find ud af virksomhedens behov
Selvom det er afgørende at involvere alle i tilrettelæggelsen af hybridarbejdet, er det vigtigt at huske, at det er lederens ansvar at træffe beslutningerne og have overblik over virksomhedens behov. Hybride arbejdsmodeller vil ikke få den optimale effekt, hvis det er overladt til medarbejderne alene at afgøre, hvornår de føler for at møde ind på kontoret eller arbejde hjemme.
Det skal heller ikke kun afhænge af, opgaverne kan løses hjemme, hvilket betyder, at hybrid arbejdspolitik ikke kun kan baseres på, hvad der i teorien kan lade sig gøre. Det ligger lige for at tilrettelægge alt fysisk krævende arbejde, der kræver bestemt udstyr, on-site, og omvendt lægge andre opgaver hjemme. Det er dog ikke sikkert, at man får det ønskede kvalitetsresultat ud af opgaveløsningen, hvis man vælger denne løsning for alt hybridarbejde. Aktiviteter som coaching, undervisning, kurser, onboarding, kollegialt samvær og kunderelationer er eksempler på opgaver, der i princippet kan klares som fjernarbejde, men har gavn af også at ske ansigt-til-ansigt.
Trin 3. Udforsk forskellige tilgange til hybridarbejde
Det er klart, at ønsker og behov varierer alt efter ens position i virksomheden. Så hvad er mulighederne? Hvilke eksempler ser vi allerede fra internationale virksomheder? Her er nogle stykker:
- Aftal 2-3 faste kontordage ugentligt:
Dette er den mest anvendte politik for hybride arbejdsgange lige nu: Virksomheder aftaler en række dage (40-60% af ugen), hvor alle skal være på kontoret. For eksempel har Apples ansatte kunnet nøjes med at være på kontoret tre dage om ugen siden september 2021: mandage, tirsdage og torsdage.
- Fleksible 2-3 kontordage ugentligt:
I samme stil som første mulighed, men mere fleksibel. Denne form tillader, at de ansatte vælger de dage, de foretrækker, såsom en 3-2-2-model.
- En fast kontordag ugentligt:
BOE-ansatte har arbejdet fast på kontoret siden september 2021, hvilket er en kontrast til andre banker i UK og rundt omkring i verden.
- Fleksibel tilrettelæggelse af hybridarbejde:
Nogle virksomheder, såsom Deloitte, implementerer mere fleksible løsninger såsom “work where it works”. Her kræver arbejdet ikke, at man befinder sig på en bestemt lokation et bestemt antal dage.
Trin 4. Skab overblik over roller og ansvarsfordeling
Selvom regler for hybridarbejde ikke bør baseres på, hvorvidt eller ej arbejdet kan udføres eksternt, er det en værdifuld øvelse at danne overblik over forskellige typer af opgaver:
Disse 5 kategorier kan være dit udgangspunkt for hybride arbejdsgange:
- Hovedet-i-skærm arbejde: Skriveopgaver, analysearbejde og research kan ofte udføres individuelt og kræver ikke særligt udstyr eller en specifik lokation.
- Samarbejdsopgaver: Aktiviteter såsom brainstorming, forretningsudvikling, teamwork og strategiudvikling drager ofte nytte af at blive eksekveret i samme rum.
- Kommunikation: Opgaver såsom informationsudveksling og videndeling, annonceringer, feedback og besvarelser på forespørgsler fra kunder kan ofte klares effektivt virtuelt.
- Beslutningstagning: Events såsom møder med ledergruppen eller bestyrelsesmøder, der påkræver diskussioner om forskellige emner er ofte mest produktive ansigt-til-ansigt. Det kunne også være en opfølgningsopgave fra samarbejder, der kræver, at man kommer frem til en fælles beslutning (f.eks. i et projekt).
- Relation-building og virksomhedskultur: Vi er alle mennesker, og relationer kræver en form for menneskelig kontakt og social interaktion. Det er vigtigt at have in mente, også i tilrettelæggelsen af hybride arbejdsgange.
(Kilde: PwC’s 6Cs)
Trin 5. Sæt klare mål for de hybride arbejdsgange
Hvad er dit kontors primære formål? I takt med at hybride arbejdsgange bliver normen for manges vedkommende, spiller det etablerede kontorrum en anderledes rolle. Siden mange studier viser, at kun en lille procentdel af medarbejdere ønsker fjernarbejde på fuld tid. Derfor er det vigtigt at redefinere formålet med kontorlandskabet.
Hvilke af opgaverne vil have gavn af at blive løst ansigt-til-ansigt? Gennemgå opgaverne som beskrevet i trin 4. For eksempel er samarbejde i teams en af de primære årsager til, at folk er mødt ind på kontoret de seneste 18 måneder. Møder med kunder kan også med fordel afvikles ansigt-til-ansigt. Så hvis dit kontor primært er beregnet til samarbejdsopgaver, relationsopbygning og udvikling af virksomhedskultur, så vær sikker på at få formidlet dette ud til teamet. Husk også at tage højde for det, når I skaber jeres hybride arbejdsgange på jeres teams.
Ingen har den perfekte løsning
Vi er stadig i en eksperimenterende fase, når det drejer sig om hybride arbejdsgange. Vores bud er, at vi vil høre, læse og tale om emnet i en del tid. Derfor er det okay ikke at ramme plet i første forsøg, når jeres team skal finde løsninger på hybridarbejde. Husk, at kommunikation er nøglen til succes, når usikre tider er over os. En ting er sikker: Vi kan ikke lukke øjnene og ørerne for den forandring, vores virksomheder står overfor. Vi vender formentlig ikke retur til, hvordan det var før.