Ingen chef kan undgå møder, så hvorfor ikke holde dem rigtigt? – effektivt og med motiverende støtte? En god vejleder springer ikke over, hvor gærdet er lavest uanset, hvor gerne de ville. En god vejleder ved, at mødeforberedelse er en vigtig rutine, som de ikke kan ignorere. Punktum.
I tilfælde af at du gerne vil kæmpe for din ret, har vi lavet en tjekliste for mødedeltagernes rettigheder:
1. Invitation til mødet er en af mødedeltagernes rettigheder
Det som nogle af os impulsive typer ikke altid forstår er, hvorfor der skal indkaldes til møde så mange dage i forvejen. Kan vi ikke bare tage fat i alle om morgenen og sige, at vi forresten har projektmøde før frokost? Det kan være vanskeligt for en mere uorganiseret mødearrangør at huske, at andre har brug for at vide, hvad dagsordenen er i god tid, og den skal indeholde de rigtige møderammer. Du bør ikke udelade noget, som du ikke har lyst til skrive under overskriften “andet”.
Hver deltagers ret og forpligtelse er, at modtage en invitation til mødet i god tid, så han eller hun kan nå at være klar og forberede sin egen præsentation og på forhånd blive bekendt med mødets materiale. Hvad, efter andres mening, er en unødvendig, lang varsel, kan for andre være tilstrækkelig eller endda stressende kort!
En god tommelfingerregel er: det er en god ide at have dagsordenen for næste uges møde i din kalender en uge før.
2. Mødets dagsorden
Mødedeltagerne er også berettiget til, at modtage dagsordenen med mødeinvitationen. Vi kender mange, der ikke kommer til et møde, der ikke har en dagsorden – og de har ret. Et ustruktureret møde spilder alles tid og gavner ingen. Det samme gælder, at lære materialet at kende på forhånd – det ville være rart, hvis alle deltagerne respekterede deres kollegaer så meget at de ville læse materialer, der blev sendt på forhånd og ikke læse materialet til den næste præsentation under den forrige…
3. Begyndelse… og slutning
Et andet vigtigt trin før mødet: start til tiden. Enhver travl person ved, hvordan det føles at vente på at den sidste dukker op, eller starte det første emne tre gange efter alle de sidste endelig er dukket op. Vi skal alle respektere hinandens tid og mødedeltagernes rettigheder ved at overholde tiden, både når mødet starter og slutter.
4. Mødereferat
Stilen og værktøjet er valgfrit, så længe det fungerer for din virksomhed, og at mødereferaterne altid bliver skrevet. Det optimale ville være, at man skiftes til at være referent, og at I er enige om tidsplanen.