Lad os tale on kick-offs! Hvad er de forskellige typer kick-offs? Hvad er forskellen mellem dem, og hvad er formålet med hver? Hvordan skal dagen planlægges?
Denne artikel hjælper dig med at
- forstå forskellige typer af kick-offs: sæsonbestemt, projekt, team kick-off
- lære, hvordan du planlægger en kick-off, og hvordan du får mest muligt ud af den
- få idéer til dit kick-off møde og et eksempel på en dagsorden dertil
Formålet med et kick-off møde
Det handler om at afstemme.
Grundlæggende handler alle kick-offs om at afstemme, hvilket betyder, at samle en gruppe der er for eller imod noget. Det er vigtigt at forstå de forskellige typer af kick-offs og de forskellige prioriteter for hver af dem for at få mest muligt ud af alles tid. Lad os gennemgå dem én efter én.
Tre typer af kick-off møder:
1. Projekt kick-off: En chance for at samle teamet
Projekt kick-offs markerer den officielle start på et nyt projekt eller en ny fase i et større projekt. Der er flere og flere samarbejdsprojekter i dag, og er derfor den mest almindelige form for kick-off af de tre typer.
Det kan både være et eksternt og internt møde
Interne projekt kick-offs finder ofte sted i større virksomheder. Det er en mulighed for at stifte bekendtskab med alle i starten af projektet, da nogle af teammedlemmerne måske ikke tidligere har arbejdet sammen. Aftal klare projektmilepæle og fortæl, hvad der forventes. Når det er eksterne projekt kick-offs, er det ofte første gang, at en virksomhed møder kunden (eller et team) personligt såvel som andre vigtige interessenter. Det er en god mulighed for at opbygge en fælles forståelse for projektet.
Under mødet bør du fokusere på følgende mål:
- Afstem alles forståelse af projektet med det samme informationsniveau
- Afstem forventningerne fra begge sider og sæt prioriteter fra start
- Træf beslutninger om ting, såsom hvordan I arbejder sammen (hvordan kommunikerer vi, hvor ofte mødes vi, tidslinje for projektet, risici osv.). Efter dette møde handler det om eksekvering
Sørg for at afdække følgende på mødet:
- Introduktion til projektet inklusiv formålet med dagens møde (se fokuspunkter ovenover)
- Baggrunden for projektet
- Formålet med projektet: hvad skal leveres? Gør det målbart
- Projektplan: klare milepæle og en tidslinje – Hold regelmæssige møder
- Rollefordeling: interessenter, eksekvering, beslutningstagere mm.
- Spørgsmål
2. Sæsonbestemt kick-off: motiver teamet til den kommende sæson
Sker normalt en eller to gange om året. Det er ofte i begyndelsen af det nye år (eller virksomhedens regnskabsår) eller i begyndelsen af hver sæson (f.eks. forår og efterår). Det er ofte et internt event, og kan være for hele virksomheden eller afdelingsvis. Det kan være et par timers event eller et heldagsarrangement.
Hvorfor holde sæsonbestemte kick-offs?
Når det er et internt event, er det nemt at droppe det eller sende en e-mail i stedet for. Det er dog en gylden mulighed for virksomheden til at tilføre fornyet energi til alle til det kommende år/sæson! Det er også en mulighed for at samle alle og fejre resultaterne og starte på noget nyt (det hjælper også med at lægge det forrige år fra sig og fokusere på det, der venter forude – især hvis det var et hårdt år/sæson).
Under mødet bør du fokusere på følgende mål:
- Motivere medarbejderne og give dem fornyet energi
- Afstemme målene med alle for det nye år/sæson
- Styrke teamånden og virksomhedskulturen
3. Nyt team kick-off: opbygning af tillid blandt nye teammedlemmer
Du er en virksomhed i vækst med mange nye teammedlemmer, der kommer til hele tiden. Team kick-offs er en fantastisk måde for alle at lære hinanden at kende og træffe informerede beslutninger om, hvordan man arbejder sammen. Dagen kan også involvere eksterne talere, brainstormings, breakout sessioner eller netværksmuligheder.
Under mødet bør du fokusere på følgende mål:
- Afstemme, hvad alles rolle er
- Lære hinanden at kende og opbygge tillid!
- Tage beslutninger. F.eks. om, hvordan I skal arbejde sammen (f.eks. hvordan vil vi kommunikere, hvor ofte mødes vi osv.)
- Motivere og tilføre positiv energi
Eksempel på en dagsorden til et kick-off møde
(Eksempel på en dagsorden til en sæson kick-off for et salgsteam)
- Tid: Eftermiddag. 4 timer + middag
- Hovedpunkter: Gennemgå, lære, engagere og motivere
Eksempel på dagsorden
- Frokost (30 min): Start dagen med frokost. Giv dit team en mulighed for at snakke med deres kollegaer. Det er især vigtigt, hvis du har et geografisk spredt team. Giv dem dette øjeblik til at finde sig til rette i stedet for at begynde med en seriøs tale.
- Introduktion (10 min): Når alle er samlet i et lokale, kan du starte med at byde velkommen og dele formålet med dagen. Gå hurtigt igennem dagsordenen for dagen samt hvad der forventes af alle.
- Icebreaker (5-10 min): I stedet for at gå direkte til dagsordenen, kan du starte med en icebreaker, for at lette stemningen og engagere dine deltagere. Tjek vores idéer til sjove icebreakers!
- Opsummering af det foregående år/sæson (30 min): Det er godt at gennemgå, hvad der er sket den foregående sæson for eksempel ved at dele best practices, tal osv. Du kan bruge denne tid til at fremhæve og påskønne dit teams hårde arbejde.
- Pause (5-10 min)
- Deep dive – læring (45 min): Del opdateret information om f.eks. salgsstrategier, processer, marketing osv. Du kan også bruge denne tid til at dykke ned i nye produkter/services, der tilbydes i den kommende sæson.
- Pause (10 min)
- Engagere (50 min): Brug denne tid til at lade teamet dele deres tanker, idéer, forslag osv. Nu handler det om, at engagere mødedeltagerne. Hvis du har en specifik udfordring, som du allerede kender, kan du fokusere på det emne, og få dit teams input. Denne del kan udføres i grupper (f.eks. efter regioner, roller eller opgaver), og deres fokus kan inkludere følgende:
- Nye produktforslag
- Driftsprocesser
- Udfordringer
- Idéer til brug af ressourcer
- Milepæle
- Pause (10 min)
- Planlægning (40 min): Fokuser på at konvertere idéerne, der blev diskuteret i den foregående session, til deltagernes daglige opgaver. Og så til et større formål. Opsæt klare KPI’er for hver opgave og den ansvarlige.
- Opsamling (10 min): Undgå at afslutte dagsordenen uden en ordentlig opsamling. Hvis deltagerne er i grupper i breakout lokaler, så tag dem med tilbage til hovedlokalet og tak alle for deres tid, idéer og deltagelse. Afslut dagen med at stille nedenstående spørgsmål:
- Nåede vi dagens mål?
- Hvad er de næste skridt? Er alle klar over, hvem der er ansvarlig for hvad og til hvornår?
- Tilfør positiv energi og motivation: Organiser en afslappet tid sidst på dagen. Giv dine deltagere muligheden for at følge op på de diskussioner de havde for at afkorte andre, netværke og lære hinanden bedre at kende i afslappede rammer.
Find det rigtige sted til din kick-off
Uanset hvilken type kick-off du vælger, er det altafgørende at vælge det rigtige venue til dit event. Vellykkede kick-off møder er engagerende, og omgivelserne har en stor indflydelse på at få deltagerne til at involvere og engagere sig. Find derfor et innovativt sted, som hjælper dine mødedeltagere med at komme i den rigtige stemning og et funktionelt lokale, hvor du kan fokusere og træffe beslutninger på en professionel måde.
Planlægger du et kick-off?
Tlf.: +45 88 618 390