At skabe møder mellem vores kunder er HUONEs DNA. Mange af HUONEs kunder har været nødt til at udskyde deres events siden foråret 2020 pga. pandemien, og nu opsøger mange alternativer – nemlig hybridmødet. Som introduktion til HUONEs mødepakker var vi værter for et mindre webinar for at gennemgå de mest stillede spørgsmål blandt vores kunder. Her kommer en opsummering:
Hvad er et hybridmøde?
Tænk på en hybridbil; den kører på hhv. en el- og benzinmotor. Et hybridmøde er et møde, hvor nogle deltagere er samlet i et mødelokale på en lokation, mens andre deltagere deltager virtuelt. Du kan organisere forskellige former for møder/events i hybridformater såsom et seminar, kick-off, træning, bestyrelsesmøde, workshop, teammøde etc. hvor folk både deltager fysisk i samme lokale og virtuelt real-time uden at se en optagelse. I et virtuelt møde følger 100% af mødedeltagerne med online. Her er folk ikke samlet fysisk til et møde, men deltager stadig aktivt.
Hvorfor er det et godt alternativ til et live event?
Det forbinder det bedste fra to formater, hybridmødet og det virtuelle møde. Specielt i en tid, hvor pandemien stadig følger mødeplanlægningen, da det kombinerer de bedste aspekter af ansigt til ansigt-møder med de sikkerhedsforanstaltninger, som møder lige nu kræver. Det muliggør en sikker og effektiv interaktion mellem dem, der er samlet i mødelokalet og dem, der følger med online. Kort sagt,
- Mere plads til flere deltagere. Fysisk afstand er stadig nødvendig, og på denne måde kan vi både mødes og beskytte hinanden.
- Ikke alle er trygge ved at vende tilbage til ‘normalen’ endnu. Rejserestriktioner er stadig en faktor i forhold til mange virksomheders samarbejdspartnere, og på denne måde kan man inkludere alle interessenter i processer og beslutninger.
- Budgetvenlig løsning. Mange virksomheder vil tænke i nye løsninger i forhold til deres ressourcer, og her kan hybridmødet løse nogle udfordringer.
Hvorfor ikke et 100% virtuelt møde?
Det er det oplagte spørgsmål oven på et år med pandemien, hvor digitale løsninger er blevet en fast del af hverdagen. At mødes fysisk kan dog være en effektiv idé for ens målsætninger.
Aktiv deltagelse
Fordybelse er en vigtig faktor i ethvert møde. Når vi mødes fysisk, aktiveres vores koncentration og sanser på en anden måde. Virtuelle events kan kun tilbyde halvdelen af helhedsoplevelsen. Derfor bruger koncertgæster f.eks. 700 kroner på en koncertbillet, når den selvsamme koncert i mange tilfælde kan streames fra sofaen. De samtaler, vi har ved kaffemaskinen i mødepausen eller frokostbuffeten er en del af networkingen og beslutningsprocesserne. Her skaber vi forbindelser og lærer vores kollegaer bedre at kende, hvilket ofte er et af formålene ved at afholde mødet.
Et højere engagement
Engagement er afgørende for et succesfuldt møde. Uden engagement er mødet ikke den samme investering i ens team. Sammenlignet med et virtuelt møde (hvor 100% af deltagerne var med online inklusiv facilitatoren), fordrer hybridmøder til et højere engagement. Det er en win-win situation for både dem, der deltager fysisk i mødelokalet og virtuelt, at det inviterer en til at byde ind aktivt.
“Forstil dig, at du ser et talkshow hvor værten præsenterer sig selv og taler hele tiden i forhold til at se et program, hvor værten interagerer med publikum. Derfor er hybridmødet en mere optimal løsning.”
Taleren vil gerne interagere
Meget ofte involverer et event en taler eller facilitator. Den person kan være direktøren, der leder mødet, en ekstern konsulent eller en underviser ved en workshop. Måske alle tre i løbet af et seminar. Uanset hvilket af de tre scenarier vil det være nemmere for personen at fornemme stemninger, mødets udvikling og retning med et on-site publikum.
“Det er meget vigtigt for taleren at være i stand til at observere, hvordan publikum interagerer med indholdet; for eksempel, læner de sig frem eller nikker? Blinker de med øjnene? Viser de forståelse for det præsenterede? etc. Uden et on-site publikum ved taleren ikke nødvendigvis, om budskabet gik igennem.”
Hvordan kan vi få mest gavn af hybridmøder?
1. Et hybridmøde er stadig et møde
Alle basale mødeprincipper gælder stadig ved hybridmødet. De kunne være så fundamentale som at have et klart formål og en tydelig dagsorden og overholde tiden. Det er vigtigt at planlægge med den samme opmærksomhed, som var det et 100% live event.
2. Husk, der er to publikummer!
Skab forbindelse til publikum i rummet og bag skærmen ved aktivt at forholde dig til det i planlægningen. Hybridmøder handler ikke om at prioritere de fysisk tilstedeværende frem for de digitale deltagere. Man skal altid være opmærksom på begge publikummer. For dem er det to forskellige mødeoplevelser, og det kan være en god idé at planlægge kortere sessions end normalt.
3. Engager publikum ved at gøre deres stemme gældende
En af udfordringer for engagementet ved et hybridmøde er at gøre deltagerne til observatører. Alle værdsætter at blive set og hørt. Prøv at invitere til deltagere ved at henvende dig direkte til folk ved navn. For eksempel kan du i stedet for at sige “hvad synes I om dette?” sige “Karen, hvad synes du om Michaels forslag?” Her kan det hjælpe at sørge for at holde øjenkontakt med dit publikum løbende.
4. Skab gode rammer.
Aktiv deltagelse er afgørende for mødets succes. En god regel kan være at lade alle have deres kameraer tændt under mødet (ikke altid en mulighed, men du kan opfordre dem til det). Det er noget, der vil sørge for, at deltagerne aktivt tager “deltagerhatten” på i stedet for “observatørkasketten”. At være i stand til at se andres ansigtsudtryk, reaktioner og fornemme deres non-verbale ledetråde gør en stor forskel for kvaliteten af det overordnede event for især taleren.
5. Keep it simple.
Fra vores interne hybridmøder kan vi se, hvordan investeringer i møder og teknologi kan booste kvaliteten på eventet. Mødeplatforme og teknologi skal virke for dig og dit team. Det skal lede mødet og resultaterne i den rigtige retning. Undgå at komplicere ting yderligere, fordi det virker som den fornemmeste løsning i øjeblikket.
6. Vær forberedt, som arrangør og deltager
Som arrangør er det vigtigt at sikre, at platformene virker på forhånd. Som deltager er det vigtigt at huske, man aktivt skal bidrage, for at mødet bliver en succes. Tænk evt. over, hvordan du bedst gør det ved hhv. fysisk og virtuel deltagelse.
7. Kommunikation
Det er bedre at sige det en gang for meget end en for lidt. Sørg for at kommunikere klart, hvad der skal ske på interne kanaler og i invitationer. I denne tid er det vigtigt at markere sikkerheden ved eventet, og hvilke forholdsregler man kan tage som deltager.
Hybridmøder er kommet for at blive
Fjernarbejde, en af #futureofwork trends, er hurtigt blevet ‘den nye normalitet’. Mange globale virksomheder har allerede annonceret, at nogle af dem arbejder hjemmefra permanent, ligesom nogle virksomheder nedskalerer deres kontorer ved at fjerne faste arbejdsstationer og inddrage lokaler til møder. Selv efter pandemien ser det ud til, at disse trends er kommet for at blive.
Her er en teaser fra vores webinar. Se hele optagelsen her.