Hvad ville du kalde en dag, som var fuld af forventninger, men så fungerede logistikken ikke, du havde ikke tid til at interagere med dine gæster, du var for stresset til at gennemføre din præsentation på en god måde, og derfor var dit publikum ikke engageret. Det var et møde, hvor tingene gik galt for dig. Pssst, vi er her for at hjælpe dig. Har du nogensinde hørt om eventkoordinatorer og tænkt over, hvem de er, og hvad de gør? Eventkoordinatorer er her for at transformere dine events, så de aldrig bliver de samme igen.
En stor mødedag nærmer sig, du er på udkig efter mødefaciliteter, og du tænker over, hvordan du skal få dagen ordentligt planlagt.
Eventkoordinatorer, hvor gemmer I jer?!
Hej, vi her på HUONE er klar til at hjælpe! Vi vil hjælpe dig med vores ekspertise og levere de løsninger, som løser alle dine event-problemer. Men lad os først forklare, hvem vores eventkoordinatorer er, hvorfor de er helt specielle, og hvorfor vi er så begejstrede for dem.
Book dit event, få en personlig eventkoordinator
Book først dit event på HUONEs websted, hvorefter der er total tavshed, lige indtil dit event er lige om hjørnet. Eller… DET ER DER IKKE.
Vi er stolte over vores fantastiske personlige service. Så snart du har booket dit event, tildeler vi dig en personlig eventkoordinator. Vores eventkoordinator vil sende dig en e-mail med det samme, når du har booket eventen, med henblik på at bekræfte datoen og den grundlæggende logistik. Og en uge før mødet vil han eller hun ringe til dig for at sikre sig, at alt går som aftalt. Takket være vores jævnlige kontakt med dig har vi taget det fulde ansvar for dit event, og det vil alt sammen gå fantastisk (og det er sandt – vores kunder sætter stor pris på vores personlige service).
Så lad os sammenfatte: du booker dit event hos os, din personlige eventkoordinator kontakter dig via e-mail og telefon for at træffe aftaler vedrørende dine ønsker for selve event-dagen og logistikken. Eventen finder sted, og den er fuldkommen magisk – og du er lykkelig og klapper i hænderne.
Eventkoordinatorer ved alt om logistik
Vores eventkoordinatorer er masterminds, der har styr på alt. Før dit event dobbelttjekker de, om dine gæster har allergier, de tjekker madønsker, grundlæggende logistik, teknologi, ankomst- og afgangstider, at der er nogen i receptionen til at vejlede dine gæster ved ankomsten osv. Vi sørger altid for, at oplysningerne bliver delt med alle i teamet. Dette betyder, at enhver af vores kolleger er i stand til at tage ansvar for dit event, hvis der er behov for det.
Vores eventkoordinatorer tager også ansvaret for de nødvendige kontorartikler. De sørger for, at mødelokalet er forsynet med et HDMI-kabel, flipovere, grundlæggende kontorartikler, post-its, og alt sammen uden at det koster dig ekstra. Og lige lidt mere om post-its: vi vil gerne fremhæve, at der er en ubegrænset, gratis forsyning af post-its – dette må vist være vores stærkeste salgsargument.
Er du interesseret i særlige aktiviteter eller underholdning? HUONE eventkoordinatorer kender de bedste samarbejdspartnere på markedet, og vi kan hjælpe dig med at finde den helt rigtige event-underholdning. Faktisk tilbyder HUONE en holistisk pakke til dine events: du behøver ikke nogen tredjepart til at håndtere dit event, når du booker hos os. Vi sørger for, at der tilbydes personlig service og vejledning i forbindelse med enhver event, som vi afholder.
HUONE eventkoordinatorer går hele vejen!
Der er masser af standardløsninger, der ligner hinanden derude i event-verdenen, men vi er ikke bange for at skille os ud. Merværdi – ganske enkelt, det er det, du får, når du booker hos os. Det kan være, at du lukker døren til mødelokalet under dit event hos HUONE, men vi er stadig helt oppe i gear, også når det sker. På dette tidspunkt ville vores konkurrenter ånde lettet op, forsvinde og lade dig klare det hele selv. Men vi bliver sammen med dig, det er “one for the team”!
Vi er synlige til dit event, og vi har fuldt fokus på den. Hvis vi var ligeglade, burde vi ikke være i denne branche. Vi er resultatorienterede, og vi ønsker, at du skal få det absolut maksimale ud af den tid, du er sammen med os. Derfor er vores eventkoordinatorer trænet til altid at se tingene ud fra dit perspektiv. Faktisk har vores salgs- og eventkoordinator-teams nøjagtigt de samme oplysninger om møderne, og det betyder, at vi ikke sælger urealistiske forventninger.
Et hurtigt eksempel på, hvor fantastiske vores eventkoordinatorer er: én af dem sendte endda en chokoladesmagsprøve til en kunde før eventen! Så det er om at være sød ved vores eventkoordinatorer Vi går altid den ekstra mil for dig, fordi det betyder noget for os, at dit event bliver en succes.
Takket være vores eventkoordinatorer er vores kunder tilfredse. Hvis der opstår problemer, så fejer vi dem ikke ind under gulvtæppet. Vi ringer i stedet for altid til en utilfreds kunde. Vi tager ved lære af din tilbagemelding, og derfor er det af afgørende betydning for os at forstå, på hvilke områder vi fortsat kan forbedre os.
Insider-tips fra eventkoordinatorer vedrørende events
Hvad ville HUONE eventkoordinatorer give dig råd om? Lad os møde Astrid og Lisa, de er to af vores eventkoordinator-superstars!
Astrid, kan du ikke fortælle os om noget, som alle events har til fælles?
“Baggrunden for at organisere og afholde events er altid forskellig. Men det alle events har til fælles er, at alle arrangører gerne vil have, at deres event engagerer gæsterne og bliver husket. Mit vigtigste råd er, at du skal få gæsterne til at føle sig velkomne. Giv dem en varm velkomst, hjælp med alt under eventet og husk at sige farvel og på gensyn!”
Hvad er efter din mening en succesfaktor for vellykkede events, Lisa?
“Glade gæster! Og det sikrer vi ved at planlægge dit event ned til mindste detalje. Og så tager vi hensyn til alle, så alle føler sig hjemme. For eksempel følger vi altid op på, om dine gæster har allergier eller andre specielle behov, som vi skal tage hensyn til – uanset selskabets størrelse får alle en unik oplevelse hos os!”
“At ens event bliver en succes afhænger også af god kommunikation. Jo bedre jeg kender dine gæster, jo nemmere kan jeg løfte dit event derhen, hvor du gerne vil have det og sørge for, at det bliver en succes”, tilføjer Astrid.
Det var så en hel del oplysninger om vores eventkoordinatorer. For at sige det ligeud, så er vi faktisk ikke sikre på, at de er mennesker – så fantastiske er de. Når du booker hos HUONE, får du en hel eventpakke med personligt tilpasset service. Du får adgang til vores eventkoordinatorers viden, knowhow og anbefalinger. De gør faktisk alt tænkearbejdet for dig.
Så… når livet skænker dig en eventkoordinator, så få mest muligt ud af det, og få en vidunderlig event! Dine events vil aldrig blive de samme igen, fordi vi bare er helt fantastiske!