Møder. De sniger sig ind i vores hverdag og bliver. Møder er blevet en rutine, vi sjældent tænker meget over. I dag vil vi gerne dele nogle grimme sandheder om møder:
1. Vi bruger mere tid i møder end nogensinde
Med den teknologiske udvikling sker meget af vores daglige kommunikation i dag online. Det syntes kun logisk, at mere kommunikation vil ske virtuelt, og der vil være et mindre antal møder. Imidlertid viser tallene en helt modsat tendens.
Den gennemsnitlige medarbejder deltager i 62 møder om måneden, hvilket er omkring 15 møder om ugen. Hvis du er senior manager eller leder i en virksomhed, er situationen mere alvorlig. I gennemsnit bruger du omkring 60% af tiden i møder, hvilket betyder 23 timer om ugen. Hver dag vil være at skynde sig fra ét mødelokale til det andet. Det er ikke nødvendigvis gode nyheder, da mange studier viser, at desto flere møder medarbejderne deltager i, jo mere udmattede føler de sig, og dermed opfattes deres arbejdsbyrde også højere.
2. Er dine møder effektive?
Dette betyder, at 50% af tiden opfattes møder som spild af tid, og vigtigere, spild af penge. David Gradly fastslår: ‘Vi har et globalt problem med møder’ under et TED talk. Han refererer til dette som MAS: Mindless Accept Syndrome. Det er, når du accepterer din mødedeltagelse, du er inviteret til, uden mere overvejelse lige så snart, du får invitationen i din email.
3. Over 70% medbringer andet arbejde til et møde, og 9/10 dagdrømmer
Det er ikke ualmindeligt at se dine kollegaer gå ind i et mødelokale og fortsætte med at besvare ‘presserende’ emails. Denne ‘multitasking’ sker hele tiden. Og du begynder at undre dig, eftersom kun to mennesker ud af ti i lokalet fortsat snakker med hinanden og dominerer mødet. Ofte er der inviteret for mange mennesker, fremfor kun dem som rent faktisk er relevant for at opnå dagens mål. Nogen finder møder som ‘distraktioner’ fra opgaven.
4. 25 % af tiden bliver irrelevante emner diskuteret
En diskussion uden et fælles formål er det samme som meningsløs snak. Især når grunden til at mødes ikke var delt eller angivet klart på forhånd, vil folks koncentration ofte blive tabt. Da en international og anerkendt teknologivirksomhed adspurgte dets 30.000 medarbejdere, fandt de at kun 54% af tiden brugt i møder, var gavnlig.
5. 300.000 timer om året
Michael Mankins indsamlede data på, hvor meget tid der bruges på møder årligt i en stor organisation til at støtte et ugentligt møde i komiteen. Resultatet var chokerende, da det viste op til 300.000 timer om året. Det er kaldt, ‘the Ripple effects’. Hvordan sker det? Tja.. mødet i sig selv for alle senior medarbejderne tæller 70.000 timer om året, men før hvert møde mødes 11 unit heads, og før dette møde er der møde i alle 21 teams, og før dette møde er der forberedelser osv. Hvis tiden er den mest værdifulde investering for nogen, er det måske værd at prøve at forstå, hvor meget værdi alle får tilbage?
6. Mindre antal af møder?
Kan alle besvare spørgsmålet: ‘hvorfor er vi her i dag?’
Møder er en afgørende del af enhver forretningdrift til at skabe og dele nye ideer, komme op med løsninger på udfordringer og diskutere vigtige emner. Men de er måske ikke altid nødvendige. Før du sender mødeinvitationer ud til folk så tag et øjeblik og tænk over, hvad du ønsker at opnå — hvad er målet med mødet? Vær sikker på at du har gennemtænkt situationen eller et emne og tænk over, hvordan du kan gøre mødet så effektivt som muligt og til gavn for alle. Derefter kan du sikre, at du kun inviterer de mennesker, som faktisk er relevante for målet.
Når du har indsamlet de rette mennesker til mødet med en nøje planlagt dagsorden, er det tid til at få deltagerne engageret. Hvordan kan du sikre, at du har en aktiv dialog fremfor en monolog?
Lad os slutte med en positiv note.
Gode nyheder? 92% af mødedeltagerne værdsætter stadig møder som en mulighed for at samarbejde, diskutere, og bidrage til organisationen. Møder skal bare være smartere. Så lad os ændre kedelig til kreativ, fra tidsspild til produktiv! Det er på tide, at vi bliver mere opmærksomme på, hvordan vi bruger tid på ethvert møde og udnytter dem til fulde!
Sådan skriver du det gode mødereferat
Kilder: Ted, Atlassian, Visual.ly