For mange virksomheder er det stadig relativt nyt at arrangere hybridevents og møder. Med de nuværende hybride arbejdspladser er det sandsynligt, at vi vil tage læringer om hybridmøder med videre. Så lad os gøre det godt! I stedet for en lang liste kommer her 5 af de mest essentielle tips fra en digital medieproducer med mere end 15 års erfaring.
Over 90 % tror på, at fremtidens møder vil involvere mindst en fjerndeltager. Hybrid-events indeholder nye udfordringer for arrangører, når de skal engagere to slags publikummer på samme tid. Her er 5 måder at sikre, at dit næste hybridmøde bliver vellykket!
1. Planlæg pauser og undgå alt for lange sessions
Når du planlægger et hybridevent eller online møde, er det vigtigt at tage højde for fjerndeltagernes perspektiv. Husk at inkludere nok pauser frem for lange sessions, så det er nemmere at holde koncentrationen og motivationen oppe ved fjerndeltagelse. Op til eventet vil HUONE i samarbejde med vores produktionspartnere lægge en plan for mødedagen sammen med jeres virksomhed, så der er overblik over, hvilke præsentationer og pauser der er. Dette gør det nemt at følge med i dagsordenen, og der kan laves ændringer, hvis det bliver nødvendigt. Det er også derfor, vi anbefaler at hyre en professionel hybridekspert til de større events. De kan sørge for, at studiet fungerer, og at tidsplanen overholdes.
Læs mere om vores partnerskab med AV Group
2. Lav simple slides til hybridevents
Undgå for mange slides med for meget indhold. Dette er selvfølgelig også vigtigt, når man afholder et møde ansigt-til-ansigt. Vær sikker på, at der er en stor nok skærm (f.eks. 85”) til at vise din præsentation på. Husk, du ikke ved, hvordan det ser ud for fjerndeltagerne. Selvom der er en storskærm for jer on-site, kan det være, fjerndeltagerne ser med via deres smartphones, laptop eller tablet.
Sørg for, du ikke fylder dine slides med tekst. Fordel teksten fra dit hovedbudskab over flere slides og husk at tale direkte til dit publikum frem for at sige “som du kan læse på mine slides”. Du kan med fordel sende materialet til deltagerne efter mødet og opfordre til at besøge din hjemmeside.
…husk at tale direkte til dit publikum frem for at sige “som du kan læse på mine slides”
3. Sørg for at teknikken spiller – Kan du se mig? Kan du høre mig?
At afholde et webinar eller et hybridevent er to vidt forskellige ting. Selvfølgelig har de det til fælles, at de afhænger af god lyd og video, men blanding af ansigt-til-ansigt tilstedeværelse og fjerndeltagelse kan skabe udfordringer. Kan alle høre fjerndeltagerne, når de taler? Og kan alle fjerndeltagerne høre on-site deltagerne?
Hos HUONE Copenhagen har vi alt udstyr til at lave det ideelle setup til jeres hybridmøde med adskillige headsets og håndholdte mikrofoner. Vores samarbejdspartneres hybridløsninger sørger for, at alle deltagere får den samme kvalitetsoplevelse i lyd og billede.
Med flere skærme har vi også mulighed for at vise fjerndeltagerne på storskærm til både dit publikum og dig som taler. På denne måde bliver det lettere at engagere ens fjernpublikum.
4. Øvelse gør mester
Ja, så simpelt kan det gøres. Ud over øvelse af præsentationen er det også vigtigt at gennemgå dagens program, når man laver livestreams. Det sikrer, at alle ved, hvad der sker hvornår, og at du blot skal fokusere på at levere dit budskab.
Online møder inden selve eventet kan hjælpe jer med at få en fornemmelse af strukturen for hybridevents, og hvad der skal til for, at det bliver vellykket. Man bør minimum afsætte 15 minutter til at gennemgå programpunkterne, inden eventet starter; her kan vi f.eks. lave en hurtig lydprøve, tjekke kameraerne og lave justeringer til agendaen, hvis det er nødvendigt. Det er også godt at tjekke, at alle computere og præsentationer er klar til afviklingen.
…Afsæt minimum 15 minutter til at gennemgå programmet mindst en time, før eventet starter.
5. Hyr professionelle partnere til dit hybridmøde
Vi har alle deltaget i de sædvanlige hybridmøder med skrattende mikrofoner og flakkende billeder. Det kan fungere fint at arrangere et mindre virtuelt setup uden eksperthjælp. Det gør dog en kæmpe forskel for kvaliteten af hybridevents at få professionel assistance til opsætningen! Har du lyst til at opgradere dit gennemsnitlige MS Teams eller Zoom-møde? At have flere kameraer vil skabe en mere dynamisk vinkling, hvilket øger kvaliteten på helhedsoplevelsen. Og ja, vi vil sagtens kunne opgradere dit Teams, Meet eller Zoom-setup, hvis det er platformen, I ønsker at bruge.
Personligt tror jeg, hybridevents er kommet for at blive – i en eller anden form. Vi er nødt til at lære at tilpasse os den nye mødestruktur og skabe et fantastisk mødefundament både live og virtuelt – samtidig,”- Christina Pultz, AV Group, HUONE Copenhagen‘s partner.
Når I for alvor vil arrangere et hybridmøde eller event, så overvej at holde det eksternt på et rigtigt venue, som har on-site services og en pålidelig A/V-partner, som vil varetage de tekniske rammer for fjerndeltagelsen. På denne måde skal du blot fokusere på dine gæster og levere dine budskaber til on-site- og fjerndeltagerne.
