Hybridmøder kombinerer to forskellige mødekulturer, nemlig det fysiske og virtuelle møde. Virtuelle møder er effektive, fokuserede og fleksible, og kræver struktur og disciplin. Det fysiske møde holder fast i nærværet og den non-verbale kontakt og giver fornemmelsen af, hvordan medarbejderne har det, og er med til at gøre, at der er en samhørighed.
Det er ikke ‘bare lige’ at kombinere de to mødekulturer. Det kan være svært at fastholde deltagernes interesse og motivation når du afholder hybridmøder.
Her er 3 tips til hvordan du kan motivere og engagere alle deltagerne i hybridmøder:
1. Planlæg på forhånd
Brug mere tid end normalt på planlægningen af hybridmødet, og sørg for at kommunikere med alle på forhånd om mødeformen. Sørg også for at dele linket og instruktionerne til at deltage i mødet rettidigt, så de eksterne (online) deltagere let kan deltage. Kom i (mere end) god tid på mødedagen for at få udstyret testet i tide og sørge for, at forbindelserne fungerer på dagen.
2. Glem ikke de eksterne (online) deltagere
Det kan lyde underligt, men det sker overraskende ofte. Når du taler med deltagere i samme rum, er det let at glemme, at der er andre eksterne (online) deltagere med i realtid. Planlæg din dagsorden, så du også husker at inddrage de eksterne (online) deltagere. Et godt tip er at bruge navnene på deltagerne i stedet for generelt at henvise til ‘dem der deltager eksternt (online)’.
3. Sæt klare retningslinjer for mødet
Som med ethvert andet møde, skal der være klare retningslinjer for hybridmødet. Disse retningslinjer skal kommunikeres tydeligt til alle deltagere. Et eksempel på retningslinjer kan være, hvorvidt det forventes at de eksterne deltagere har deres kamera tændt eller ej. Engagementet og motivationen til at deltage i mødet øges betragteligt ved at have kameraet tændt, da du på denne måde kan tolke eksterne deltagers udtryk og bevægelser under mødet.
Hos HUONE har vi i samarbejde med Livehouse Europe et fast installeret studie, der kan bruges til hybrid møder