Er fremtidens events virkelig hybride? Eller virtuelle? Mange studier viser, at den nye normalitet i forretningsmøder vil være hybrid. Ændringer i vores rejsevaner vil højst sandsynligt vare ved, hvilket selvfølgelig også spiller en rolle i vores mødeplanlægning. Omvendt er der også meget, der tyder på, at ansigt-til-ansigt møder vil vende retur, og hybride og virtuelle møder vil fylde mindre i det samlede mødelandskab. Her kommer 3 grunde til, at fremtidens events IKKE er hybride.
Fremtidens arbejde er hybridt
Om vi kan li’ det eller ej, er fjernarbejde kommet for at blive. Flere og flere globale virksomheder såsom Deloitte og Google nedskalerer deres kontorfaciliteter og undersøger mulighederne for mere ‘permanente’ hjemmearbejdsmuligheder. Ifølge et BCG-studie anerkender næsten alle ansatte mindst en fordel ved fjernarbejde. Dog tyder andre studier på fra f.eks. BBC Worklife på, at åbenlyse ulemper som manglende motivation, teamspirit og produktivitetstab gør det mere sandsynligt, at fremtidens arbejde er hybridt. Det betyder, at virksomheder lægger sig i selen for at optimere arbejdsmodeller, som både rummer fordelene ved fjern- og kontorarbejde frem for at afvente, at pandemien forsvinder 100%. Men betyder det så automatisk, at fremtidens møder og events er hybride?
Derfor er fremtidens møder ikke hybride
Det store spørgsmål er, hvordan fremtidens møder og events kommer til at se ud, og vi tager her et kig i krystalkuglen for at spotte tendenserne. Mange siger, at ansigt-til-ansigt-møder vil vende retur, og det ser vi allerede ske nu. I denne artikel bruger vi HUONE Singapore som et eksempel, da landet har håndteret COVID-19-situationen stabilt siden efteråret 2020. Med hjælp fra Ian Wu, direktør i HUONE Singapore, præsenterer vi her nogle konkrete eksempler:
Kort update om Singapores Covid-19-situation:
Singapore blev ramt af Covid-19 som nogle af de første i januar 2019. Som mange andre lande er de gennemgået restriktioner, afstandskrav, forsamlingsforbud, venue- og restaurantnedlukninger fra begyndelsen. Som grafen herunder viser, er indsatsen mod spredning af virus lykkedes. Singapore er blevet rost for deres fantastiske indsats for at minimere udbrud af Covid-19.
1. grund. Hybridmøder giver nogle udfordringer
Hybridmøder kan være mere omstændige end først antaget. I september 2020 ophævede regeringen i Singapore restriktionerne på træning og mindre virksomhedsevent. Siden har HUONE Singapore været vært for en række hybridevents, og her er nogle af de erfaringer, de har gjort sig:
“I 5 måneder var hybridmøder standarden. Nærmest alle kunder efterspurgte et konferencekamera og højtaler, hvilket på det tidspunkt var en del af pakken. Der var dog nogle udfordringer ved denne model, der blev ved at vise sig.”– Ian Wu, direktør hos HUONE Singapore.
Ændringer i engagement
Det mest udbredte udfordring er at holde engagementet oppe under eventet. Mange oplever, at deltagere hopper fra undervejs. For eksempel var der et virksomhedsevent med 50 on-site deltagere og 300 virtuelle deltagere. En tydelig erfaring, vi gjorde os her, var, at de små sorte firkanter på skærmen løbende faldt i antal. Det indikerede, at de virtuelle deltagere ikke på samme måde blev engageret.
Størrelsen på deltagerskarren
Den første udfordringer fører direkte videre til den næste: størrelsen på grupperne. At engagere ens publikum er nøglen til et vellykket møde, og det sker ikke ligeså let med et stort deltagerantal. Den eneste vellykkede model for hybridmøder, vi har erfaret, er, når gruppen maksimalt består af 20 personer, og der er en erfaren facilitator ombord, så alle føler sig involveret. Her vil man typisk høre facilitatoren være særligt opmærksom på den virtuelle deltageres navne og løbende sige ting som “Hej Dan, hvad synes du om Eriks pointe?” Det er ikke så ligetil med 50 deltagere.
Pladsbegrænsninger
Video og lyd i højeste kvalitet er nogle af de vigtigste elementer i et hybridevent ifølge en nylig undersøgelse foretaget af HUONE Helsinki. “For at få et højkvalitetsevent i hybridform har man brug for et lydtæt rum med ordentlig lysteknik. Det betyder, at man har brug for et professionelt studie,” uddyber Ian. Udfordringen er, at produktionsstudier er meget omkostningstunge (forestil dig et TV-set), og de er ikke skabt til en tovejskommunikation.
2. grund. Fremtidens møder handler om kvalitetsoplevelser
I 2020 erfarede mange, at heldagsrejser for at have et møde på 1 time ikke var en optimal løsning. Det krævede tilpasning at vænne sig til fjernarbejde og virtuelle møder; nogle erfarede, at der er fordele ved at have virtuelle møder, og at det sparer ressourcer såsom rejsetid. Der er dog en del, der ikke får det samme udbytte eller en kvalitetsoplevelse af møder i den ‘virtuelle verden’.
Arrangører og deltager forventer højere kvalitet og effektivitet
Vi behøver måske ikke at mødes ansigt-til-ansigt ved alle møder, og fremtidens forretningsevents vil sandsynligvis blive mere fokuserede og have klarere målsætninger. Der vil sandsynligvis også blive ved at være mulighed for online deltagelse om nødvendigt. Deltagere vil forvente klare formål og rollefordeling, før de vil prioritere at møde til et møde ansigt-til-ansigt. I nogle sammenhænge kan den hybride form derfor med fordel benyttes. For eksempel kan intern oplæring i software-systemer måske fungere ligeså fint online. Men hvad med oplevelsen ved f.eks. onboarding for nye medarbejdere? Hvad med BtB-networking events?
3. grund. Mennesker vil mødes
Som mennesker har vi brug for at mødes med andre. Det kaldes også for “campfire DNA.” Virksomhedsudvikling, samarbejdsrelationer og innovative løsninger finder ikke sted uden mennesker. Og virksomhedsmøder og events spiller en stor rolle i den proces.
Jeg begyndte at tage receptionsvagter (i HUONE Singapore red.) under Covid-19, hvilket betød, at jeg var den første til at byde vores kunder velkommen… det var fantastisk at se dem, da de ankom; deres ansigter lyste op ved synet af deres kollegaer (for manges vedkommende var det første gang, de så dem i lang tid).” – Ian Wu, direktør hos HUONE Singapore.
Ian erfarede også, at mange globale virksomheder i Singapore indførte en 100% arbejd-hjemme-model som mange andre. Da lederne indså, at nogle processer havde gavn af at ske ansigt-til-ansigt, blev de hurtigt kunder hos HUONE Singapore.
For de modige kommer her Ians gode råd til hybridmøder!
“Hybridmøder vil blive ved at være en realitet i et stykke tid som en del af større events i fremtiden. For den optimale return on investment er der dog ingen tvivl om, at dette kræver ekstra planlægning og ressourcer. Tænk på basale ting såsom mødeform og etikette og undgå f.eks. at holde mandagsmøde for 30 personer som et hybridmøde over Teams. ”